Firmă de ridesharing: ce încasări ale tale raportează platforma la ANAF prin D397?
Prin D397, platforma raportează lunar, pentru firma ta de transport alternativ, două sume: valoarea totală a curselor, din documentele emise către pasageri, și valoarea totală încasată prin intermediul platformei, prin virament bancar sau în numerar. Pe fiecare autoturism și conducător auto raportează în plus veniturile din facturile către pasageri, sumele încasate în numerar, kilometrii, durata curselor și datele șoferului.
Pentru contabilul unui operator de transport alternativ, D397 e oglinda lunară a activității clientului la ANAF. Veniturile din contabilitate, numerarul din registrul de casă și facturile emise pasagerilor trebuie să se lege de cifrele raportate de platformă, pe aceeași lună.
Temeiul legal
„5. Coloana „Valoarea curselor realizate de operatorul de transport alternativ“ - se înscrie valoarea totală a curselor realizate în perioada de raportare de operatorul de transport alternativ, consemnată în documentele emise către pasager [...] 6. Coloana „Valoarea încasărilor realizate de operatorul de transport alternativ“ - se înscrie valoarea totală a sumelor încasate de operatorul de transport alternativ prin intermediul operatorului platformei digitale (include: virament bancar și cele în numerar, indiferent de tipul acestora) în perioada de raportare." — OPANAF 382/2025, Anexa nr. 2, secț. C.1 pct. 5 și 6 (sursă: anaf_surse/ordin_382_2025.html)
„8. Coloana „Venituri realizate“ - se înscrie valoarea totală a curselor realizate în perioada de raportare, consemnată în facturile emise către pasager [...] 9. Coloana „Sumele încasate în numerar pentru cursele realizate“ - se înscrie totalul sumelor încasate în numerar în perioada de raportare." — OPANAF 382/2025, Anexa nr. 2, secț. C.2 pct. 8 și 9 (sursă: anaf_surse/ordin_382_2025.html)
Ce apare despre firma ta în D397:
- Identificarea firmei (C.1): denumirea, codul fiscal, data acceptării pe platformă și, dacă e cazul, data eliminării.
- Valoarea curselor (C.1 pct. 5): totalul curselor din lună, așa cum apare în documentele emise către pasageri.
- Valoarea încasărilor (C.1 pct. 6): toate sumele încasate prin platformă, prin virament și în numerar, „indiferent de tipul acestora”.
- Pe fiecare autoturism și șofer (C.2): numărul de înmatriculare, datele de acceptare și eliminare, kilometrii parcurși în curse, durata curselor, veniturile din facturile către pasageri, numerarul încasat, numele și CNP-ul șoferului și statutul lui, titular sau angajat.
- Câte un rând pentru fiecare situație de fapt. Dacă pe același autoturism au condus mai mulți șoferi în lună, platforma completează câte o linie pentru fiecare.
- Serviciile efectiv prestate. Informațiile privesc serviciile efectiv prestate în perioada de raportare (secț. C).
Cum folosești datele:
- Venituri: valoarea curselor din D397 se compară cu veniturile din facturile emise pasagerilor, pe aceeași lună.
- Numerar: suma încasată în numerar pe fiecare autoturism trebuie să se regăsească în registrul de casă al firmei, nu doar în buzunarul șoferului.
- Viramente: diferența dintre încasările totale și numerar ar trebui să ajungă în contul firmei, după comisionul platformei, conform contractului cu platforma.
SC Exemplu SRL, operator de transport alternativ cu 3 autoturisme, primește de la platformă situația pentru mai 2026, care corespunde D397: - valoarea curselor: 46.200 lei; - încasări prin platformă: 46.200 lei, din care numerar 7.900 lei, toate pe autoturismele 2 și 3; - încasări prin virament: 38.300 lei, din care platforma reține comisionul înainte să vireze restul către firmă. Control: 7.900 + 38.300 = 46.200 lei. Contabilul verifică facturile către pasageri din mai, de 46.200 lei. Constată că în registrul de casă sunt doar 6.400 lei. Diferența de 1.500 lei, încasată în numerar de șoferul autoturismului 3 și nedepusă, trebuie clarificată.
Ce se greșește în practică
- Numerarul încasat de șoferi nu se depune și nu se înregistrează în casă, deși apare raportat pe fiecare autoturism.
- Se compară D397 doar cu încasările din bancă, care sunt nete de comision și fără numerar.
- Datele autoturismelor și șoferilor nu se actualizează la platformă după schimbări de mașini sau angajați. Raportul atribuie atunci curse unui șofer greșit.
- Veniturile se înregistrează la data virării de către platformă, nu pe luna curselor, iar cifrele lunare nu se mai potrivesc.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu primește D397 de la platforme, iar declarația nu e disponibilă în modulul de declarații al aplicației. Pentru firma de transport alternativ, aplicația ține registrul de casă cu sold zilnic și verificarea plafoanelor de numerar, importă extrasele bancare și le potrivește pe facturi, iar facturile se emit și se transmit în e-Factura. Comparația lunară cu datele raportate de platformă o face contabilul.