Se poate face un singur NIR pentru mai multe facturi?
Normele nu prevăd un NIR care să grupeze mai multe facturi. Logica documentului e „un NIR pentru o recepție, legat de un document de livrare”. Ce se poate centraliza este înregistrarea în contabilitate, nu recepția.
Ce spune norma NIR
OMFP 2634/2015, Anexa 2, formularul cod 14-3-1A, arată că NIR-ul servește ca document de recepție, ca document de încărcare în gestiune și ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Pentru livrările care vin în mai multe transporturi, norma e explicită: „În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare tranșă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoțire a mărfii.” Deci chiar și pentru o singură factură, fiecare recepție fizică are NIR-ul ei. Regula merge spre mai multe NIR-uri, nu spre comasare.
Modelul din Anexa 3 are o singură rubrică pentru documentul de livrare (factură sau aviz) și un singur furnizor („recepționarea valorilor materiale furnizate de ...”). Coloana „Cantitatea conform documente” se compară cu cantitatea recepționată pentru acel document.
Ce e voie să adaptezi
OMFP 2634/2015, Anexa 1, pct. 22, permite adaptarea modelelor „în funcție de specificul și necesitățile entităților, cu condiția respectării conținutului de informații” de la pct. 2. Printre elementele obligatorii sunt numărul și data documentului, părțile operațiunii și datele cantitative și valorice.
Un NIR adaptat, cu mai multe facturi de la același furnizor, recepționate în același moment, nu e interzis expres. Condiția e ca fiecare factură să fie identificată distinct, cu cantitățile ei. Norma însă nu prevede o astfel de variantă, iar comparația cantitativă pe document devine greu de urmărit.
Nu adapta modelul în două situații:
- facturi de la furnizori diferiți: modelul are o singură rubrică de furnizor;
- facturi recepționate în zile diferite: regula tranșelor cere un formular pentru fiecare recepție.
Unde e permisă centralizarea
Anexa 1, pct. 20, permite înregistrarea în contabilitate „pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conținut se referă la operațiuni de aceeași natură și din aceeași perioadă”. Nevoia de a comasa ține de obicei de volumul notelor contabile. Aceasta se rezolvă prin centralizator, fără să afecteze recepția.
Exemplu
Pe 10 martie sosesc trei facturi de la același furnizor: 2 paleți, 3 paleți și 1 palet. Marfa intră într-o gestiune evidențiată la preț de vânzare, deci NIR-ul este obligatoriu.
- Varianta sigură: trei NIR-uri, fiecare anexat facturii lui. În contabilitate, un centralizator lunar al NIR-urilor.
- Varianta adaptată: un NIR cu trei secțiuni, fiecare cu numărul și data facturii, cantitățile conform factură și cantitățile recepționate. Această variantă e acceptabilă doar dacă procedura internă o prevede.
Pași pentru contabil
- Verifică întâi dacă NIR-ul e obligatoriu. Norma îl cere doar în cazurile enumerate, de exemplu gestiuni diferite, diferențe la recepție sau evidență la preț de vânzare.
- Păstrează regula „o recepție, un NIR” la furnizori și zile diferite.
- Dacă adaptezi modelul, scrie regula într-o procedură internă aprobată.
- Folosește centralizatorul pentru înregistrarea contabilă, nu pentru recepție.
De reținut
- Normele OMFP 2634/2015 nu prevăd un NIR comun pentru mai multe facturi.
- La livrări în tranșe se întocmește câte un NIR pentru fiecare tranșă.
- Modelul poate fi adaptat (Anexa 1 pct. 22) doar dacă fiecare document rămâne identificabil.
- Comasarea e permisă explicit la înregistrarea contabilă, prin centralizator (Anexa 1 pct. 20).