Cum verific dacă toate comenzile WooCommerce au fost preluate corect?
Cronul WooCommerce al iConta.eu rulează automat în fiecare zi, dar o întrebare legitimă rămâne: de unde știi că toate comenzile finalizate din magazin au ajuns, efectiv, ca facturi în contabilitate?
Temeiul legal
Verificarea corectitudinii unui import automat e o chestiune operațională, nu una reglementată legal — nu există o normă care să impună un anumit mecanism de confirmare a importului. Răspunderea fiscală rămâne, ca la orice factură, a firmei care o emite: dacă o comandă nu a fost preluată, veniturile aferente pot rămâne, fără să fie sesizat, nedeclarate.
Ce se greșește în practică
- Se are încredere exclusiv în mesajul afișat după o sincronizare („N facturi importate, M deja existente"), fără să se compare periodic acest total cu numărul real de comenzi finalizate din administrarea WooCommerce.
- Nu se ține cont de faptul că o singură comandă cu o problemă (de exemplu, un produs pentru care nu se poate stabili automat cota de TVA) poate opri restul comenzilor din acea rulare — la sincronizarea automată de noapte, fără nicio alertă vizibilă cuiva; la apăsarea manuală a butonului, cu un mesaj de eroare generic, care nu spune care comandă sau produs a blocat rularea.
- Se presupune că există o listă detaliată, cu fiecare comandă și rezultatul ei individual (importată/omisă/eșuată) — nu există un asemenea ecran.
Ce face iConta.eu
Din ecranul „Magazin online", butonul „Sincronizează acum" rulează manual, oricând, aceeași funcție folosită și de cronul automat de la 07:30, și afișează rezultatul brut: „N facturi importate, M deja existente" — un contor agregat, nu o listă de comenzi cu detaliu individual. Acesta e singurul feedback vizibil oferit azi despre rezultatul unei rulări reușite. O limită importantă de cunoscut: dacă o comandă din listă blochează procesarea (de exemplu, cota de TVA sau contul de venit al unui produs nu pot fi stabilite automat), comenzile rămase din acea rulare nu sunt procesate. Efectul asupra utilizatorului diferă după cum a pornit rularea: la cronul automat de noapte, eșecul nu ajunge la nimeni — rămâne doar un mesaj tehnic în jurnalul intern al serverului; la apăsarea butonului „Sincronizează acum", ecranul afișează un mesaj de eroare (de regulă unul generic, de tipul „eroare"), dar fără să spună care comandă sau produs anume a blocat rularea. Din acest motiv, verificarea reală, azi, înseamnă compararea manuală, periodică, a numărului de comenzi finalizate din WooCommerce cu numărul de facturi apărute în iConta, nu doar citirea contorului de la ultima sincronizare.