Cum verific e-Factura cu jurnalul de cumpărări?

La cumpărări, reconcilierea pornește din două direcții. Mai întâi, fiecare factură B2B de la un furnizor din România, înregistrată în jurnal, trebuie să existe în SPV. Apoi, fiecare factură primită în SPV trebuie să fie în jurnal, contestată sau lămurită. Prima verificare te apără de amendă. A doua te ajută să nu pierzi deduceri și să prinzi facturi care nu îți aparțin.

De ce contează pentru destinatar

În relația B2B dintre persoane impozabile stabilite în România, factura se transmite prin RO e-Factura (OUG nr. 120/2021, art. 10 alin. (1)). Exemplarul original este fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor (art. 4 alin. (6)).

Obligația nu privește doar emitentul. Constituie contravenție „primirea și înregistrarea de către destinatar” a unei facturi B2B emise de un operator stabilit în România fără respectarea art. 10 alin. (1) (art. 13^2 alin. (1) lit. b)). Amenda este de 15% din valoarea totală a facturii (art. 13^2 alin. (2)). O factură PDF primită pe e-mail și înregistrată, fără corespondent în SPV, este deci un risc pentru firma ta.

Pentru deducere, trebuie să deții o factură emisă conform Codului fiscal art. 319 (art. 299 alin. (1) lit. a)).

Pașii reconcilierii

1. Descarcă facturile primite din SPV pentru lună și exportă jurnalul de cumpărări.
2. Potrivește pe codul fiscal al furnizorului și pe numărul facturii.
3. Facturi în jurnal, dar nu în SPV. Separă: - furnizori din afara României, importuri, achiziții intracomunitare, bonuri fiscale cu valoare de factură simplificată: nu trec prin e-Factura, dar au documentele lor; - furnizori din România, B2B: cere furnizorului să transmită factura în sistem înainte de înregistrare.
4. Facturi în SPV, dar nu în jurnal. Verifică dacă: - factura a ajuns, dar nu a fost înregistrată: înregistreaz-o și exercită dreptul de deducere; - factura nu îți aparține sau are erori: ai obiecții.
5. Obiecțiile. Factura primită nu poate fi returnată în sistem (art. 4 alin. (8)). Înștiințezi emitentul, inclusiv printr-un mesaj în RO e-Factura (art. 4 alin. (9)). Corecția o face emitentul, conform Codului fiscal art. 330 (art. 4 alin. (10)).
6. Compară valorile. La facturile din ambele surse, bazele și TVA trebuie să coincidă. O diferență indică o înregistrare manuală greșită.

Exemplu

În mai, jurnalul are 86 de facturi, iar SPV 84. Două facturi din jurnal nu sunt în SPV: - o factură de la un furnizor din Germania, cu taxare inversă, care nu trebuie să fie în e-Factura; - o factură de 2.500 lei plus TVA de la un furnizor local, primită doar pe e-mail.

Pentru a doua, contabilul oprește înregistrarea și cere furnizorului transmiterea în sistem. Dacă ar fi înregistrat-o așa, firma risca o amendă de 15% din 3.025 lei, adică 453,75 lei.

În SPV mai există o factură de 18.000 lei de la o firmă necunoscută, pentru servicii neprimite. Contabilul o lasă neînregistrată și trimite obiecție prin mesaj în RO e-Factura.

De reținut

• Înregistrarea unei facturi B2B care nu a trecut prin RO e-Factura se sancționează și la destinatar, cu 15% din valoare (OUG nr. 120/2021, art. 13^2 alin. (1) lit. b) și alin. (2)).
• Originalul facturii este XML-ul cu sigiliul Ministerului Finanțelor (art. 4 alin. (6)).
• Facturile din SPV neînregistrate se înregistrează sau se contestă prin mesaj către emitent (art. 4 alin. (9)).
• Importurile, achizițiile din UE și bonurile fiscale nu trec prin e-Factura și explică diferențele legitime.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții