Câți bani poate păstra în casierie administratorul unei asociații de proprietari?
Cel mult 1.000 lei pe lună. Chiar și această sumă se poate păstra doar dacă sunt îndeplinite două condiții. Prima: adunarea generală a asociației și-a dat acordul. A doua: numerarul servește exclusiv plăților pentru cheltuieli neprevăzute. În lipsa acordului, plafonul este zero: tot ce se încasează se varsă în contul asociației în 24 de ore.
Pentru contabilul obișnuit cu firmele, aici e o capcană. Asociația de proprietari nu are o casierie „de lucru" din care să plătească curent. Legea 196/2018 pornește de la regula că plățile și încasările trec prin contul unic al asociației. Numerarul din casă este o excepție limitată, nu un fond de rulment paralel.
Temeiul legal
„(5) Prin excepție de la prevederile alin. (2) , cu acordul adunării generale a asociației de proprietari, exclusiv în vederea efectuării operațiunilor de plăți pentru cheltuieli neprevăzute, administratorul poate păstra în casierie numerar, în limita unui plafon lunar de 1.000 lei.” — Legea 196/2018, art. 67 alin. (5) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„În acest cont sunt vărsate, în termen de 24 de ore de la primirea acestora, toate sumele sau valorile primite în numele sau în contul asociației.” — Legea 196/2018, art. 67 alin. (2) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
Condițiile, pe rând:
- Acordul adunării generale este obligatoriu. Nu ajung decizia comitetului executiv sau o înțelegere verbală cu președintele.
- Destinația este strictă: numai plăți pentru cheltuieli neprevăzute, de exemplu o intervenție urgentă la o instalație comună. Facturile curente ale furnizorilor nu intră aici. Ele se plătesc din cont.
- Plafonul este lunar: 1.000 lei pe lună. Adunarea generală poate aproba o limită mai mică, dar nu mai mare, pentru că legea fixează maximul.
- Folosirea fondurilor rămâne condiționată. Potrivit art. 66 alin. (2), administratorul nu poate utiliza fondurile asociației fără hotărârea scrisă a adunării generale sau decizia comitetului executiv, după caz.
- Utilizarea veniturilor asociației altfel decât prevăd art. 20, 70 și 74 este contravenție, cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei (art. 102 alin. (1) lit. m) și alin. (2) lit. d)).
Adunarea generală a Asociației de Proprietari Bloc Exemplu aprobă păstrarea în casierie a unui numerar de cel mult 1.000 lei lunar pentru neprevăzute. În aprilie se sparge o conductă pe casa scării, iar administratorul plătește din casă 650 lei, cu document justificativ. În aprilie, suma păstrată în casă nu poate depăși plafonul lunar de 1.000 lei. Încasările de întreținere din aprilie se depun toate în cont în 24 de ore. Ele nu „reîncarcă" liber casa peste plafon.
Ce se greșește în practică
- Se aplică plafoanele de numerar cunoscute de la firme. Pentru asociații, Legea 196/2018 are regula ei specială, mult mai restrictivă.
- Se păstrează numerar fără hotărârea adunării generale, pe motiv că „toate asociațiile fac așa".
- Din casă se plătesc salarii, indemnizații sau facturi curente. Acestea nu sunt cheltuieli neprevăzute.
- Numerarul reținut nu apare distinct în evidență. Soldul de casă din situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv nu se mai poate justifica.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu ține casieria unei asociații de proprietari și nu verifică plafonul de 1.000 lei din Legea 196/2018. Aplicația are regimuri pentru firme (partidă dublă), pentru ONG-uri și pentru PFA/II/IF (partidă simplă), dar nu are un regim dedicat asociațiilor de proprietari. Controlul plafonului și al destinației numerarului rămâne la administrator și la cenzorul asociației.