Bani puși sau scoși din sertarul casei de marcat: ce document justificativ trebuie?
OUG 28/1999 cere un document justificativ pentru orice sumă introdusă în unitatea de vânzare care nu provine din bonuri fiscale sau din registrul special. La fel, cere document pentru orice sumă scoasă, în afară de restul dat clienților. Legea nu impune un anumit formular. Impune însă ca fiecare intrare și ieșire de numerar care nu e vânzare să aibă document.
Fără document, diferența găsită la control devine sumă nejustificată. Se sancționează la fel ca bonul fiscal neemis: amendă după grila de la art. 11 alin. (1) lit. e) și confiscarea sumei.
Temeiul legal
„h) să întocmească documente justificative pentru sumele introduse în unitatea de vânzare a bunurilor sau de prestare a serviciilor, altele decât cele pentru care au emis bonuri fiscale sau cele înscrise în registrul special, după caz, precum și pentru sumele extrase din unitatea de vânzare a bunurilor sau de prestare a serviciilor, altele decât cele utilizate pentru a acorda rest clientului." — OUG 28/1999, art. 4 alin. (12) lit. h) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
„d) nerespectarea de către utilizatori a obligației prevăzute la art. 4 alin. (12) lit. h) , care determină existența unei sume nejustificate. În sensul acestei prevederi, prin sumă nejustificată se înțelege suma pentru care nu s-au întocmit documente justificative conform art. 4 alin. (12) lit. h) ;" — OUG 28/1999, art. 10 lit. d) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
Ce înseamnă în practică:
- Unitatea de vânzare nu e doar sertarul. Legea o definește drept suprafața destinată accesului consumatorilor, expunerii, prelucrării și depozitării produselor, prestării serviciilor, încasării și circulației personalului (art. 4 alin. (12) lit. h)). Numerarul ținut în depozit sau în spațiul personalului poate intra și el în verificare.
- Sume introduse care cer document: numerarul adus din casieria firmei pentru rest, banii personali ai administratorului lăsați în magazin, încasări din alte activități care nu trec prin casa de marcat.
- Sume extrase care cer document: predarea încasărilor la casieria centrală, depunerea la bancă, plata cash a unui furnizor direct din magazin.
- Sume care nu cer document separat: încasările pentru care s-au emis bonuri fiscale, sumele din registrul special pe perioada defectării aparatului și restul dat clienților.
- Sumele de serviciu sunt banii pentru rest puși la dispoziția operatorului la începutul zilei. La aparatele noi, ele apar în raportul Z (art. 4 alin. (7)).
Ce document. OUG 28/1999 nu dă un formular. Între documentele justificative generale aprobate prin OMFP 2634/2015 se află dispoziția de plată/încasare către casierie (cod 14-4-4). Normele o descriu ca document justificativ pentru încasări în numerar care nu reprezintă venituri din exploatare și pentru plăți fără alt document. Esențial este ca documentul să arate data, suma, cine a predat și cine a primit.
Sancțiunea. Pentru fapta de la art. 10 lit. d) se aplică grila de la art. 11 alin. (1) lit. e). Amenda merge de la 2.000 la 30.000 lei, în funcție de mărimea sumei nejustificate și de procentul ei din vânzările înregistrate de aparat, plus confiscarea sumei. Plângerea nu suspendă executarea (art. 12 alin. (4)), iar avertismentul nu se aplică, cu excepția situației de la pct. (i) (art. 12 alin. (5)).
La un control la magazinul SC Exemplu SRL, la ora 15:00, casa de marcat arată vânzări de 18.000 lei de la începutul zilei. În sertar se găsesc 450 lei în plus față de ce rezultă din raportul de vânzări și din sumele de serviciu declarate. Casiera spune că sunt bani aduși de administrator pentru plata unui curier, dar nu există niciun document.
- Suma nejustificată: 450 lei, adică între 300 și 1.000 lei.
- Procentul: 450 / 18.000 = 2,5%, deci sub 3%.
- Încadrare: art. 11 alin. (1) lit. e) pct. (iii). Amenda este de 6.000 lei, iar cei 450 lei se confiscă.
Cu o dispoziție de încasare întocmită la aducerea banilor, suma nu ar fi fost nejustificată.
Ce se greșește în practică
- Banii pentru rest se aduc din casierie „din mână în mână", fără document. Dacă nu sunt declarați ca sume de serviciu, apar ca sumă nejustificată.
- Încasările se predau la casieria centrală pe parcursul zilei fără document. Lipsa din sertar nu mai corespunde cu raportul aparatului.
- Furnizorii se plătesc direct din sertarul casei de marcat, fără document de plată.
- Se consideră că doar sertarul contează, deși legea vizează toată unitatea de vânzare, inclusiv depozitul.
Ce face iConta.eu
Registrul de casă din iConta.eu înregistrează operațiunile în numerar pe categorii, inclusiv încasări de la clienți, plăți către furnizori, ridicări de numerar de la bancă și depuneri la bancă, cu sold zilnic și avertizare la depășirea plafoanelor. Fiecare operațiune se înregistrează pe baza documentului justificativ, iar aplicația poate emite chitanțe. Aplicația nu ține evidența banilor din sertarul fiecărei case de marcat. Întocmirea documentelor pentru sumele puse sau scoase din unitatea de vânzare rămâne în sarcina firmei.