Mutarea casei de marcat la alt punct de lucru: cine actualizează Registrul ANAF?
Când firma își mută casa de marcat la alt punct de lucru, datele din Registrul național al aparatelor de marcat le actualizează distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, prin persoanele desemnate, în două zile lucrătoare de la data schimbării locului de utilizare. Aceasta este regula din procedura OPANAF 4156/2017 pentru etapa de după operaționalizarea în totalitate a Registrului. Pentru etapa anterioară, același ordin prevede că utilizatorul notifică el organul fiscal despre schimbările privind situația aparatului, în maximum 5 zile lucrătoare.
Rolul firmei este să cheme service-ul înainte de mutare, nu după, și să nu lase pe altcineva să umble la aparat. Contabilul trebuie să știe de mutare: rapoartele Z vor purta noua adresă, iar evidența punctelor de lucru trebuie să corespundă.
Temeiul legal
„Ori de câte ori aparatul de marcat electronic fiscal este supus unei intervenții sau este transferat la alt punct de lucru al utilizatorului, distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, prin persoanele desemnate, furnizează informațiile prevăzute la pct. 5 și, după caz, pct. 9 subpct. 9.2-9.6 din anexa nr. 1 la ordin." — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3, pct. 5 alin. (1) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„Înregistrarea informațiilor în Registru se efectuează de către persoanele desemnate în termen de: [...] b) 2 zile lucrătoare pentru înregistrarea sau actualizarea informațiilor în celelalte situații." — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3, pct. 7 alin. (1) lit. b) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„Termenul prevăzut la alin. (1) lit. b) se raportează la: [...] b) data schimbării locului de utilizare a aparatului de marcat electronic fiscal;" — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3, pct. 7 alin. (2) lit. b) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„Prevederile acestei anexe se aplică cu data operaționalizării în totalitate a Registrului." — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3, pct. 1 (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„Ori de câte ori intervin schimbări privind situația aparatului de marcat electronic fiscal, utilizatorii informează organul fiscal competent prin transmiterea notificării prevăzute în anexa nr. 2 E." — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 2, pct. 6 alin. (1) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
Corpusul nu precizează data operaționalizării integrale a Registrului, așa că procedura activă se verifică pe portalul ANAF. În etapa anterioară, notificarea din anexa 2E se transmite în maximum 5 zile lucrătoare de la data la care a intervenit situația (anexa 2, pct. 8 alin. (4)).
Ce se actualizează și cine răspunde, potrivit anexei 3:
- Datele de localizare (pct. 5 din anexa 1): adresa completă a noului loc, coordonatele GPS, iar după caz numărul autoturismului de taxi sau mențiunea de utilizare ambulantă.
- Datele intervenției (pct. 9.2-9.6): CIF-ul distribuitorului sau al service-ului, numărul tehnicianului, tipul intervenției și documentul întocmit, data și ora, eventual constatarea unei intervenții neautorizate.
- Cine: doar persoanele desemnate de distribuitor sau de unitatea acreditată. Ele au calitatea de tehnician de service sau altă calitate, în baza unui contract de muncă, și dețin certificat digital calificat (pct. 8 din anexa 3).
- Când: în două zile lucrătoare de la data schimbării locului de utilizare.
- Rectificarea: o înregistrare greșită se corectează „de îndată ce se constată" (pct. 7 alin. (3)).
Obligația firmei vine din OUG 28/1999. Utilizatorul permite intervenția tehnică numai persoanelor autorizate:
„să permită intervenția tehnică numai a persoanelor autorizate pentru efectuarea operațiunilor de service asupra aparatului de marcat electronic fiscal;" — OUG 28/1999, art. 4 alin. (12) lit. f) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
Nerespectarea acestei obligații este contravenția de la art. 10 lit. u). Se sancționează cu amendă de la 4.000 la 6.000 lei (art. 11 alin. (1) lit. b)).
Memoria fiscală. Memoria fiscală stochează și adresa locului de instalare (art. 3 alin. (5) din OUG 28/1999). Art. 4 alin. (10) enumeră cazurile în care înlocuirea memoriei nu este obligatorie. Printre ele sunt mutarea punctului de lucru de la un stand la altul în același complex comercial, de la aceeași adresă (lit. d)), și schimbarea adresei la aparatele fără dispozitiv de imprimare (lit. h)). Mutarea unui aparat obișnuit la o adresă nouă nu apare în această listă. Dacă memoria trebuie înlocuită o stabilește unitatea de service, pe modelul concret de aparat.
SC Exemplu SRL închide magazinul din str. Florilor și mută casa de marcat la punctul de lucru din str. Morii, deschis luni, 2 martie 2026. Tehnicianul unității de service mută aparatul, face intervenția și o notează în cartea de intervenții.
Aparatul începe să fie folosit la noua adresă luni, 2 martie 2026. Persoana desemnată a unității de service trebuie să actualizeze în Registru adresa și coordonatele GPS până miercuri, 4 martie 2026, adică în două zile lucrătoare. Administratorul firmei cere copia documentului de intervenție, iar contabilul o păstrează la dosarul punctului de lucru.
Ce se greșește în practică
- Firma mută singură aparatul și îl conectează la noua locație, fără tehnician. Riscă amendă pentru intervenție neautorizată, iar Registrul rămâne cu vechea adresă.
- Se presupune că actualizarea Registrului e o declarație a firmei în SPV. În procedura din anexa 3, înregistrarea mutării o face service-ul, prin persoanele desemnate.
- Se aplică excepția de la „stand la stand" și pentru o adresă nouă, deși art. 4 alin. (10) lit. d) o limitează la același complex comercial, de la aceeași adresă.
- Nu se verifică dacă service-ul a înregistrat efectiv mutarea în cele două zile lucrătoare.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu actualizează Registrul național al aparatelor de marcat și nu ține evidența tehnică a aparatelor. Aplicația preia rapoartele Z exportate din aparat, XML sau .p7b, și citește din fiecare numărul unic de identificare al aparatului și numărul raportului. Cheia notei contabile se formează din aceste două valori, așa că un aparat mutat la alt punct de lucru își continuă seria de rapoarte în aceeași evidență, iar un raport deja importat nu se poate înregistra a doua oară.