Contractul de service al casei de marcat: ce date ajung în Registrul național AMEF?
Din contractul de service încheiat cu unitatea acreditată, în Registrul național al aparatelor de marcat ajung trei date: numărul, data și perioada de valabilitate a contractului. Le înregistrează distribuitorul sau unitatea de service, la prima punere în funcțiune a aparatului, iar apoi unitatea de service actualizează orice modificare.
Pentru firmă, asta înseamnă că un contract expirat sau reînnoit fără actualizare se vede în Registru, adică exact în baza de date folosită de ANAF la supravegherea aparatelor. În același Registru apare și modalitatea convenită pentru anunțarea defecțiunilor, care contează la un control.
Temeiul legal
„8.6. numărul, data și perioada de valabilitate a contractului de service încheiat, în condițiile legii, de utilizator cu unitatea de service acreditată;" — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 1, pct. 8 subpct. 8.6 (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„Unitatea de service acreditată, prin persoanele desemnate, înregistrează în Registru modificări ale informațiilor prevăzute la pct. 8 subpct. 8.6 din anexa nr. 1 la ordin." — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3, pct. 5 alin. (2) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„La momentul comercializării aparatului de marcat electronic fiscal sau ulterior, părțile contractante stabilesc modul în care operatorul economic notifică distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată în cazul defectării aparatului de marcat electronic fiscal. Notificarea efectuată în alt mod decât cel stabilit de părțile contractante nu este valabilă." — OUG 28/1999, art. 1 alin. (8^1) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
Ce date legate de relația cu service-ul ajung în Registru:
- Contractul de service (pct. 8.6 din anexa 1): număr, dată, perioadă de valabilitate.
- Modalitatea de notificare a defecțiunii (pct. 9.1 din anexa 1): poștă electronică, fax sau alta, „conform celor convenite de părțile contractante" potrivit art. 1 alin. (8^1) din OUG 28/1999.
- Datele de contact ale utilizatorului (pct. 8.7): e-mail și telefon.
- Codurile CAEN ale activităților pentru care se folosește aparatul (pct. 8.5).
Cine le înregistrează și când, potrivit anexei 3 la OPANAF 4156/2017, aplicabilă „cu data operaționalizării în totalitate a Registrului" (pct. 1). Corpusul nu precizează această dată, așa că procedura activă se verifică pe portalul ANAF:
- La prima punere în funcțiune, distribuitorul autorizat sau unitatea de service furnizează în Registru, printre altele, informațiile de la pct. 8 subpct. 8.5, 8.6 și 8.7 și pct. 9 subpct. 9.1-9.5 (anexa 3, pct. 4 alin. (1)).
- La modificare, de exemplu un contract nou, o prelungire sau o altă perioadă de valabilitate, unitatea de service acreditată înregistrează schimbarea (anexa 3, pct. 5 alin. (2)).
- Termenul: două zile lucrătoare, socotite de la data la care intervin modificări ale informațiilor care necesită actualizare (anexa 3, pct. 7 alin. (1) lit. b) și alin. (2) lit. d)).
Firma nu introduce singură aceste date. Ea trebuie să le furnizeze corect service-ului și să verifice că sunt actualizate. Modalitatea de notificare are și o miză directă. Dacă aparatul se defectează, firma trebuie să poată dovedi în fața organelor de control că a notificat service-ul, iar o notificare făcută altfel decât s-a convenit nu este valabilă (art. 1 alin. (8^1)). Neanunțarea defecțiunii este contravenția de la art. 10 lit. i), sancționată cu amendă de la 2.000 la 4.000 lei (art. 11 alin. (1) lit. a)).
SC Exemplu SRL are un contract de service nr. 112 din 1 februarie 2025, valabil 12 luni, deci până la 31 ianuarie 2026. Contractul prevede că defecțiunile se notifică prin e-mail, la adresa dedicată a unității de service.
Firma semnează luni, 2 februarie 2026, contractul nr. 37, valabil tot 12 luni. Persoana desemnată a unității de service trebuie să înregistreze în Registru noul număr, noua dată și perioada de valabilitate până miercuri, 4 februarie 2026. Contabilul păstrează contractul la dosarul aparatului. Administratorul verifică faptul că adresa de e-mail din contract este cea folosită efectiv de casieri la anunțarea defecțiunilor.
Ce se greșește în practică
- Contractul de service expiră și nu e reînnoit, iar Registrul rămâne cu o perioadă de valabilitate depășită.
- Defecțiunea se anunță telefonic, deși contractul prevede e-mail. Notificarea făcută altfel decât s-a convenit nu e valabilă, iar firma nu are dovada cerută la control.
- Firma nu își comunică noul e-mail sau telefon, iar datele de contact din Registru (pct. 8.7) rămân vechi.
- Se presupune că actualizarea contractului în Registru e treaba firmei, prin SPV. Anexa 3 a ordinului o pune în sarcina unității de service acreditate.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu ține evidența contractelor de service ale caselor de marcat și nu comunică cu Registrul național AMEF. Factura de service se înregistrează ca orice factură primită: fișierul e-Factura descărcat din SPV se importă și devine o ciornă de cheltuială, cu furnizorul, sumele și TVA extrase, pe care contabilul o validează. Separat, aplicația importă rapoartele Z exportate din aparat și construiește din ele nota contabilă zilnică.