Închiderea firmei cu casă de marcat: formularul utilizatorilor de AMEF către ANAF
Când firma care folosește aparate de marcat își încetează activitatea, informează organul fiscal prin „Formularul utilizatorilor de aparate de marcat electronice fiscale" din anexa nr. 3B la OPANAF 4156/2017. În secțiunea V se bifează factorul generator „Încetare activitate utilizator", se trec documentul întocmit (proces-verbal, factură sau alt act, cu serie, număr și dată) și entitatea în patrimoniul căreia intră aparatul. Termenul este de 3 zile lucrătoare, în procedura aplicabilă după operaționalizarea integrală a Registrului; în etapa anterioară, schimbarea se comunica prin notificarea din anexa nr. 2E, în maximum 5 zile lucrătoare.
Formularul e o piesă din dosarul de închidere ușor de uitat. Cum aparatul se poate vinde doar printr-un distribuitor autorizat, datele din secțiunea V trebuie corelate cu predarea aparatului.
Temeiul legal
„V. Datele privind schimbările intervenite în situația aparatului de marcat electronic fiscal A. Factorul generator Confiscare conform legii sau preluare spre valorificare de către societățile bancare ca urmare a neachitării împrumutului contractat pentru achiziționarea acestor aparate Încetare activitate utilizator Se selectează o singură variantă." — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3B, secțiunea V lit. A (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„B. Documentul întocmit Proces-verbal Factura Altele* Seria Numărul Data [...] C. Entitatea în patrimoniul căreia intră aparatul de marcat electronic fiscal Cod de identificare fiscală Denumire" — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3B, secțiunea V lit. B și C (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„Utilizatorii informează organul fiscal competent în termen de 3 zile lucrătoare de la data la care a intervenit una dintre situațiile prevăzute la pct. 6 subpct. 6.1 sau la pct. 10 subpct. 10.2 lit. b) și c) din anexa nr. 1 la ordin" — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3, pct. 6 alin. (2) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„c) încetarea activității distribuitorului autorizat/utilizatorului;" — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 1, pct. 10 subpct. 10.2 lit. c) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
Cum se completează formularul la închidere:
- Secțiunea I: codul de identificare fiscală și denumirea firmei utilizatoare.
- Secțiunea II: persoana care transmite informațiile (nume, CNP/NIF, e-mail, telefon) și calitatea ei: asociat, administrator, angajat sau alta, care se precizează.
- Secțiunea III: numărul unic de identificare al aparatului și seria de fabricație. Dacă seria a fost modificată, se trece și seria inițială.
- Secțiunea V lit. A: se bifează „Încetare activitate utilizator". Se selectează o singură variantă.
- Secțiunea V lit. B: documentul întocmit la predarea aparatului: proces-verbal, factură sau alt act, a cărui denumire se precizează, cu serie, număr și dată.
- Secțiunea V lit. C: codul fiscal și denumirea entității în patrimoniul căreia intră aparatul.
- Declarația finală, sub sancțiunea falsului în declarații, că datele sunt corecte și complete.
Secțiunea IV (furat, dispărut, distrus) nu se completează la o simplă încetare a activității.
Termenul de 3 zile lucrătoare face parte din procedura aplicabilă după operaționalizarea integrală a Registrului (Anexa nr. 3, pct. 1). În etapa anterioară, schimbările privind situația aparatului se comunicau prin notificarea din anexa nr. 2E, în maximum 5 zile lucrătoare (Anexa nr. 2, pct. 6 și pct. 8 alin. (4)).
Formularul cere date despre documentul de predare și despre noul deținător. De aceea, predarea aparatului către distribuitorul autorizat trebuie programată astfel încât informarea să se facă în termen. Ordinul leagă termenul de data încetării activității. Cum se procedează când predarea are loc mai târziu nu e reglementat expres și rămâne interpretabil.
SC Exemplu SRL, aflată în lichidare, închide magazinul și încetează vânzările cu amănuntul vineri, 26 iunie 2026. În aceeași zi, aparatul de marcat e preluat de distribuitorul autorizat, care emite factura FX nr. 125/26.06.2026.
- Formularul 3B se transmite în 3 zile lucrătoare: luni 29 iunie (1), marți 30 iunie (2), miercuri 1 iulie (3), deci până miercuri, 1 iulie 2026.
- Secțiunea V: „Încetare activitate utilizator"; document: factura FX nr. 125 din 26.06.2026; entitatea care preia aparatul: distribuitorul autorizat, cu CIF-ul și denumirea lui.
Ce se greșește în practică
- Firma se radiază fără să transmită formularul pentru aparatele de marcat.
- Aparatul se vinde direct unui alt comerciant, fără distribuitor autorizat, iar formularul indică un cumpărător care nu putea prelua legal aparatul.
- Se bifează ambele variante din secțiunea V lit. A, deși formularul cere o singură variantă.
- Se completează și secțiunea IV, ca și cum aparatul ar fi fost distrus, deși e vorba doar de încetarea activității.
- Formularul îl semnează contabilul fără să aibă o calitate declarată în secțiunea II.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu completează și nu transmite formularul utilizatorilor de aparate de marcat. Informarea ANAF rămâne în sarcina firmei sau a lichidatorului. Pentru partea contabilă a închiderii, aplicația generează monografiile etapelor de lichidare. Printre ele e valorificarea activelor, cu descărcarea din gestiune a mijloacelor fixe vândute și TVA colectată, pe baza datelor introduse de contabil. Fișierele zilnice ale aparatului (raport Z) se pot importa până la ultima zi de vânzare.