Diferențe între casa de marcat și registrul de casă
Cele două se confundă des, mai ales în firmele mici, pentru că amândouă au legătură cu numerarul. Rolul lor e însă complet diferit: una e un aparat fiscal reglementat separat, cealaltă e un registru contabil.
Temeiul legal
„(1) Operatorii economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul, precum și a prestărilor de servicii efectuate direct către populație sunt obligați să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale. (2) Operatorii economici prevăzuți la alin. (1) [...] au obligația să emită bonuri fiscale cu aparate de marcat electronice fiscale și să le înmâneze clienților." — OUG 28/1999, art. 1 alin. (1)-(2) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
„REGISTRUL DE CASĂ (Cod 14-4-7A [...]) [...] servește ca: - document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entității; - document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți." — OMFP 2634/2015, Anexa 2, Cod 14-4-7A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Diferența, punct cu punct:
- Aparatul de marcat electronic fiscal (AMEF) e un dispozitiv fizic reglementat de OUG 28/1999: obligatoriu la vânzarea cu amănuntul/prestări către populație, autorizat prin distribuitori, cu memorie fiscală supravegheată de ANAF. Rolul lui e să emită bonul fiscal și să genereze raportul de închidere zilnică.
- Registrul de casă e un document contabil reglementat de OMFP 2634/2015: ține evidența tuturor încasărilor și plăților în numerar prin casieria entității (nu doar cele de la AMEF), stabilește soldul de casă zilnic și e baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor de casă.
- Un magazin cu AMEF are ambele documente, dar cu funcții complementare: sumele din raportul Z al aparatului alimentează registrul de casă ca o singură linie zilnică de încasări, alături de eventuale alte mișcări de numerar (plăți către furnizori, avansuri, depuneri la bancă) care nu trec deloc prin AMEF.
- O firmă fără obligație de AMEF (fără vânzări cu amănuntul către populație) poate avea registru de casă fără să aibă niciodată casă de marcat.
Ce se greșește în practică
- Se confundă soldul de casă din registru cu banii "din casa de marcat" — registrul de casă include și plăți/încasări care nu trec deloc prin aparat (avansuri, achitări cash de facturi între firme).
- Se renunță la registrul de casă pe motiv că "există raportul Z" — raportul Z acoperă doar încasările prin AMEF, nu toate mișcările de numerar ale firmei.
- Se așteaptă ca cele două solduri (numerar fizic din sertarul casei de marcat vs. sold din registrul de casă) să coincidă automat, fără nicio reconciliere — coincid doar dacă toate mișcările de numerar sunt corect înregistrate în ambele.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu tratează cele două fluxuri prin module separate, coerent cu distincția legală: core/amef_import.py (parseaza_raport_z()) pentru citirea raportului fiscal al aparatului de marcat — din care core/uc_tenants.py (horeca_import_amef()) generează automat o notă contabilă zilnică (5311/5125 = 707 + TVA pe 4427) — și core/casa.py (registru_casa(), sold_final()) pentru registrul de casă propriu-zis, care ține soldul rulant al operațiunilor de numerar introduse manual (încasare client, plată furnizor, ridicare/depunere bancă, avans). Cele două fluxuri rămân, la acest moment, separate: nota generată din raportul Z nu intră și în registru_casa() ca o linie de operațiune, deci soldul de casă din registru și suma din raportul Z se urmăresc azi ca fluxuri distincte, nu unul integrat automat în celălalt.