Punct de lucru fără internet: unde și cum se pune în funcțiune casa de marcat?
Potrivit procedurii aplicabile după operaționalizarea integrală a Registrului, când punctul de lucru nu are niciun mijloc de conexiune la internet, prima punere în funcțiune a aparatului de marcat se face la sediul distribuitorului autorizat sau al unității de service acreditate, nu la locul de utilizare. Procedura începe la cererea utilizatorului, exprimată prin declarația pe propria răspundere din anexa nr. 3A la OPANAF 4156/2017. Declarația o semnează administratorul sau reprezentantul legal.
Pașii tehnici sunt aceiași ca la orice fiscalizare. Se schimbă doar locul în care se fac. Obligația de a asigura conectarea la distanță a aparatului nu dispare, iar declarația o amintește expres.
Temeiul legal
„Procedura prevăzută la alin. (1) se efectuează la sediul distribuitorului/unității de service acreditată, pentru aparatele de marcat electronice fiscale utilizate în puncte de lucru care nu dispun de niciun mijloc de conexiune la internet, la solicitarea utilizatorului exprimată prin „Declarația pe propria răspundere“, prevăzută în anexa nr. 3A." — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3, pct. 4 alin. (2) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„Declarația pe propria răspundere, întocmită de către administratorul sau reprezentantul legal al utilizatorului, împreună cu copia actului de identitate a declarantului și, după caz, a împuternicirii notariale, se arhivează la distribuitorul autorizat sau la unitatea de service acreditată care efectuează punerea în funcțiune" — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3, pct. 4 alin. (3) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
„În vederea realizării supravegherii și monitorizării aparatelor de marcat electronice fiscale, operatorii economici prevăzuți la art. 1 alin. (1) au obligația de a asigura conectarea la distanță a aparatelor de marcat electronice fiscale, în vederea transmiterii de date fiscale către Agenția Națională de Administrare Fiscală." — OUG 28/1999, art. 3^1 alin. (4) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
Cum decurge punerea în funcțiune:
- Utilizatorul semnează declarația 3A. Administratorul sau reprezentantul legal declară seria de fabricație a aparatului, adresa la care va fi instalat și faptul că adresa „este lipsită de oricare mijloc de conexiune la internet". Solicită fiscalizarea la sediul distribuitorului sau al unității de service. Confirmă că a luat cunoștință de obligația de conectare la distanță.
- Se predau documentele. Declarația se predă cu copia actului de identitate al declarantului și, dacă semnează un împuternicit, cu împuternicirea notarială.
- Distribuitorul înscrie datele în Registru prin persoanele desemnate (pct. 4 alin. (1)).
- Tehnicianul fiscalizează aparatul, la sediul distribuitorului sau al unității de service: - a) înscrie numărul unic de identificare în memoria fiscală; - b) emite și tipărește un „bon fiscal de test", ca să verifice că aparatul funcționează; - c) înscrie în Registru starea aparatului (fiscalizat).
- Arhivarea: declarația și copiile rămân la distribuitor sau la unitatea de service. Se prezintă la cerere organelor de control (pct. 4 alin. (3)).
- Aparatul se duce apoi la punctul de lucru. Pentru lucrul offline în zone fără rețea există o declarație separată către ANAF, prevăzută de OPANAF 435/2021, care nu se confundă cu declarația 3A.
Ce riscă firma: nerespectarea obligației de conectare la distanță de la art. 3^1 alin. (4) e contravenție (art. 10 lit. ff)), sancționată cu amendă de la 8.000 la 10.000 lei (art. 11 alin. (1) lit. l)). Declarația 3A se dă sub sancțiunea falsului în declarații. O adresă care are de fapt internet nu se declară ca fiind fără conexiune.
Procedura din anexa nr. 3 se aplică de la operaționalizarea în totalitate a Registrului (pct. 1). Ce procedură e activă se verifică la ANAF.
SC Exemplu SRL deschide în 2026 o tarabă sezonieră într-o zonă fără niciun mijloc de conexiune la internet. Cumpără un aparat de marcat de la un distribuitor autorizat din orașul județului.
- Administratorul completează declarația 3A, cu seria aparatului și adresa tarabei, și o semnează. Atașează copia cărții de identitate.
- La sediul distribuitorului, tehnicianul înscrie numărul unic de identificare, tipărește bonul fiscal de test și marchează aparatul ca fiscalizat în Registru.
- Declarația rămâne în arhiva distribuitorului. Aparatul este dus apoi la tarabă.
Dacă la un control se constată că firma nu asigură conectarea aparatului fără să aibă un temei pentru asta, amenda poate fi între 8.000 și 10.000 lei.
Ce se greșește în practică
- Se cere tehnicianului să fiscalizeze aparatul la punctul de lucru fără internet, deși procedura pentru astfel de puncte se face la sediul distribuitorului.
- Declarația 3A o semnează un angajat sau contabilul, nu administratorul sau reprezentantul legal, ori un împuternicit fără împuternicire notarială.
- Se consideră că declarația 3A scutește definitiv de conectarea la distanță. În realitate, prin ea utilizatorul confirmă că știe de această obligație.
- Declarația 3A e confundată cu declarația de lucru offline către ANAF.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu intervine în punerea în funcțiune a aparatelor de marcat și nu completează declarația 3A. Acestea se fac între utilizator și distribuitor. După ce aparatul funcționează, aplicația importă fișierele zilnice exportate din aparat, XML sau .p7b. Din ele construiește nota contabilă a raportului Z, cu vânzările și TVA pe cote și încasările pe tipuri de plată.