Bonul de consum la bucătărie: cum se întocmește și cine îl semnează
Bonul de consum e documentul justificativ prin care se eliberează materiale (ingrediente) din magazie pentru consum și se scad din gestiune. Într-o bucătărie, el se întocmește pe măsură ce se eliberează ingredientele pentru pregătirea preparatelor, nu retroactiv, la finalul zilei sau al lunii.
Temeiul legal
„Bonul de consum servește ca: document de eliberare din magazie a materialelor; document justificativ de scădere din gestiune; document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se întocmește pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum." — OMFP nr. 2634/2015, Anexa 2 (norme specifice), formularul cod 14-3-4A
„În condițiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative și documentele contabile) sunt întocmite și preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu. În astfel de situații trebuie să se stabilească prin proceduri proprii modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat, după caz, efectuarea operațiunilor respective." — OMFP nr. 2634/2015, Anexa 1, pct. 11
Cine semnează
Modelul pe hârtie al bonului de consum presupune, în mod tipic, semnătura persoanei care predă (gestionarul) și a celei care primește materialele (bucătarul/responsabilul de secție), plus, după caz, aprobarea unei persoane desemnate. Dacă bonul e generat informatic — de exemplu, automat, la înregistrarea consumului dintr-un rețetar —, legea permite renunțarea la semnătură, cu condiția ca firma să aibă o procedură proprie prin care identifică persoanele care au inițiat, dispus și aprobat operațiunea, indiferent de formă.
Conținutul minim obligatoriu
Indiferent dacă documentul e pe hârtie sau generat informatic, trebuie să cuprindă: denumirea documentului; denumirea/numele entității; numărul și data întocmirii; părțile implicate în operațiune (când e cazul); conținutul operațiunii economico-financiare; datele cantitative și valorice aferente.
Ce se greșește în practică
- Se întocmește bonul de consum retroactiv, la finalul zilei sau al lunii, pentru toate ingredientele consumate — norma cere întocmirea „pe măsura eliberării", nu cumulat, ulterior.
- Se presupune că un document generat informatic e valabil doar dacă are o semnătură scanată sau electronică — legea permite lipsa semnăturii, dar cere în schimb o procedură internă de identificare a persoanelor implicate.
- Se folosește un document fără identificarea gestionarului sau a persoanei care a eliberat marfa, fără nicio procedură internă care să suplinească absența semnăturii — condiția legii pentru renunțarea la semnătură rămâne neîndeplinită.
Ce face iConta.eu
La descărcarea unei rețete, iConta.eu generează automat o notă contabilă cu data, descrierea operațiunii ("Consum rețetă... × porții") și valorile cantitative și valorice ale consumului — elementele minime de conținut sunt astfel acoperite informatic. Nota generată nu identifică însă explicit persoana care a eliberat ingredientele din magazie (foloseşte identificatorul intern al înregistrării, nu un câmp dedicat de „gestionar" sau „predător/primitor") — dacă procedura internă a restaurantului cere această identificare pentru a suplini lipsa semnăturii, ea rămâne o responsabilitate organizatorică separată, în afara notei generate automat.