Cheltuielile de mutare decontate salariatului mutat în altă localitate sunt impozabile?
Nu, în limitele legii. Când salariatul e mutat în interesul serviciului într-o altă localitate decât cea de domiciliu, sumele decontate de angajator pentru transportul lui, al membrilor familiei și al bunurilor din gospodărie nu sunt venit impozabil și nu intră în baza contribuțiilor sociale.
Distincția practică este între decontarea unor cheltuieli reale de mutare și o sumă forfetară acordată la mutare prin contractul de muncă sau prin contractul colectiv (o „primă de mutare" sau o „indemnizație de relocare"). A doua categorie este venit de natură salarială și se impozitează, cu excepțiile expres prevăzute de lege.
Temeiul legal
„sumele primite, potrivit dispozițiilor legale, pentru acoperirea cheltuielilor de mutare în interesul serviciului;" — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 76 alin. (4) lit. m) (neimpozabile) și art. 142 lit. l) (excluse din baza CAS) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
„În sensul prevederilor art. 76 alin. (4) lit. m), prin cheltuieli de mutare în interesul serviciului se înțelege cheltuielile cu transportul personal și al membrilor de familie ai angajatului, precum și al bunurilor din gospodărie, cu ocazia mutării salariatului într-o altă localitate decât cea de domiciliu, în situația în care, potrivit legii, se decontează de angajator." — Normele metodologice ale Codului fiscal (HG 1/2016), titlul IV, pct. 12 alin. (17) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„indemnizații sau alte drepturi acordate angajaților cu ocazia angajării sau mutării acestora într-o altă localitate, stabilite potrivit contractelor de muncă, statutelor sau altor dispoziții legale, cu excepția celor prevăzute la art. 76 alin. (4) lit. m) și n) din Codul fiscal;" — Normele metodologice ale Codului fiscal (HG 1/2016), titlul IV, pct. 12 alin. (1) lit. j) (venituri salariale) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
Excluderea din baza CASS și CAM vine din trimiterea la art. 142 (art. 157 alin. (2) și art. 220^4 alin. (2) din Codul fiscal).
Condițiile pentru neimpozitare:
- Mutare în interesul serviciului, dispusă de angajator, nu o schimbare de domiciliu la cererea salariatului.
- Într-o altă localitate decât cea de domiciliu.
- Cheltuieli de transport: pentru salariat, pentru membrii familiei și pentru bunurile din gospodărie.
- Decontare „potrivit legii", deci pe bază de documente justificative (bilete, facturi de transport sau de mutare), nu ca sumă fixă.
Ce rămâne impozabil:
- Primele, indemnizațiile sau alte sume forfetare la mutare, stabilite prin contract, sunt venituri salariale (pct. 12 alin. (1) lit. j)). Excepție fac cele din art. 76 alin. (4) lit. n): indemnizația de instalare acordată o singură dată, în primul an după absolvire, în limita unui salariu de bază, și indemnizațiile acordate personalului din instituțiile publice potrivit legii.
- Chiria locuinței din noua localitate nu e cheltuială de mutare. Se analizează separat.
SC Exemplu SRL își mută un inginer de la Cluj la Iași, în interesul serviciului. Angajatorul decontează factura firmei de mutări (3.000 lei) și biletele de tren pentru salariat și familie (600 lei). Cei 3.600 lei nu se adaugă la venitul brut: nu se calculează impozit și nici contribuții. Dacă, pe lângă decont, contractul prevede o primă de relocare de 5.000 lei, prima se adaugă la brutul lunii în care se acordă și se impozitează ca salariu.
Ce se greșește în practică
- Se acordă o sumă forfetară „pentru mutare", fără documente, și se tratează ca neimpozabilă. Norma acoperă doar cheltuielile de transport decontate, nu o indemnizație fixă.
- Se decontează ca „mutare" cheltuieli ale unui salariat care se mută din proprie inițiativă. Condiția „în interesul serviciului" lipsește.
- Chiria și utilitățile din noua localitate se încadrează la cheltuieli de mutare. Acestea nu sunt transport al persoanelor sau al bunurilor.
- Se confundă mutarea cu delegarea sau detașarea, care au regim propriu (indemnizații în limita plafonului neimpozabil, art. 76 alin. (4) lit. h)).
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un modul de deconturi pentru deplasări și diurnă, cu plafonul de diurnă neimpozabilă, dar nu are un tip dedicat pentru decontul cheltuielilor de mutare în interesul serviciului. Decontul se înregistrează prin notă contabilă, pe baza documentelor justificative. Dacă se acordă și o primă de mutare, ea se introduce în statul de plată, din care motorul de salarizare calculează impozitul și contribuțiile și se generează D112.