Cheltuielile cu adaptarea locului de muncă pentru un angajat cu handicap sunt deductibile la impozitul pe profit?

Da. Legea privind protecția persoanelor cu handicap prevede expres acest drept. Legea nr. 448/2006, art. 84 lit. a), acordă angajatorilor persoanelor cu handicap „deducerea, la calculul profitului impozabil, a sumelor aferente adaptării locurilor de muncă protejate și achiziționării utilajelor și echipamentelor utilizate în procesul de producție de către persoana cu handicap”.

De ce trebuie făcută adaptarea

Adaptarea nu este un gest opțional. Art. 78 alin. (1^1) obligă angajatorii să asigure persoanelor cu handicap accesul la un loc de muncă adaptat, după caz. Art. 78 alin. (1^2) garantează accesibilizarea locului de muncă și adaptarea sarcinilor. Salariatul are, la rândul lui, dreptul la „adaptare rezonabilă la locul de muncă” (art. 83 alin. (1) lit. b)).

Cheltuiala este deci impusă de lege. Codul fiscal art. 25 alin. (1) consideră deductibile cheltuielile efectuate în scopul activității economice, „inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare”.

Cheltuială curentă sau mijloc fix

Legea 448/2006 dă dreptul la deducere, dar nu stabilește un mecanism fiscal propriu. Nu prevede nici o deducere suplimentară peste cost, nici o trecere integrală pe cheltuieli a unui activ. De aceea contează natura cheltuielii:

• Cheltuielile curente, cum sunt lucrările mici de amenajare sau accesoriile sub pragul mijlocului fix, se deduc în perioada în care sunt înregistrate.
• Utilajele și echipamentele care îndeplinesc condițiile de mijloc fix amortizabil se recuperează fiscal prin amortizare (Codul fiscal art. 28 alin. (1)). Condițiile sunt: sunt folosite în activitate, au o valoare fiscală de cel puțin 5.000 lei la intrare și o durată normală de utilizare mai mare de un an (art. 28 alin. (2)).
• Investițiile făcute la un mijloc fix existent, de exemplu o rampă sau o ușă lărgită la o clădire proprie, se recuperează tot prin amortizare, conform art. 28 alin. (1).

Exemplu numeric

În martie, o firmă angajează un operator cu handicap locomotor și face următoarele cheltuieli: - un scaun ergonomic și accesorii de 3.200 lei, sub pragul de 5.000 lei, deci deductibile în martie; - o mașină de lucru adaptată de 24.000 lei, pentru care presupunem o durată de amortizare de 4 ani (48 de luni); - lucrări de lărgire a accesului la hală de 18.000 lei, care se adaugă la valoarea clădirii.

Pentru mașină, amortizarea lunară liniară este de 24.000 / 48 = 500 lei, deductibilă începând cu luna următoare punerii în funcțiune. Niciuna dintre aceste sume nu se adaugă la cheltuielile nedeductibile. Ele se deduc însă în ritmul stabilit de Codul fiscal, nu toate deodată.

Ce documente păstrezi

1. Certificatul de încadrare în grad de handicap al salariatului (copie la dosar).
2. O notă internă sau o fișă de evaluare a postului care arată de ce este necesară adaptarea și pentru ce salariat.
3. Facturile, procesele-verbale de recepție și de punere în funcțiune.
4. Pentru mijloacele fixe: fișa mijlocului fix, cu mențiunea destinației (loc de muncă adaptat).

Legătura dintre cheltuială și salariatul cu handicap trebuie să reiasă din documente. Ea justifică atât scopul economic, cât și aplicarea art. 84 lit. a).

Atenție la sancțiune

Dacă angajatorul nu asigură adaptarea rezonabilă, riscă amendă de la 10.000 lei la 25.000 lei. Sancțiunea este prevăzută de Legea nr. 448/2006, art. 100 alin. (1) lit. d), și se aplică de Inspecția Muncii (art. 100 alin. (3^1)).

De reținut

• Legea nr. 448/2006, art. 84 lit. a), prevede expres deducerea cheltuielilor de adaptare și a utilajelor folosite de persoana cu handicap.
• Deducerea urmează regulile Codului fiscal: cheltuielile curente se deduc imediat, mijloacele fixe prin amortizare (art. 28).
• Legea nu acordă o deducere suplimentară sau accelerată.
• Documentează legătura dintre fiecare cheltuială și salariatul cu handicap.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții