Ce fac dacă am compensat greșit două facturi?
Cuvântul „compensare" se folosește în practică în două sensuri diferite, iar corectarea diferă după caz.
Temeiul legal
„Datoriile reciproce se sting prin compensație până la concurența celei mai mici dintre ele." — Codul civil (Legea 287/2009), art. 1616
„Compensația operează de plin drept de îndată ce există două datorii certe, lichide și exigibile, oricare ar fi izvorul lor, și care au ca obiect o sumă de bani sau o anumită cantitate de bunuri fungibile de aceeași natură." — Codul civil (Legea 287/2009), art. 1617 alin. (1)
„Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (2)
Cele două sensuri ale „compensării"
-
„Compensare" ca alocare automată — sensul colocvial folosit adesea pentru mecanismul motorului de reconciliere din iConta.eu: o încasare/plată din extras stinge automat una sau mai multe facturi ale aceluiași partener, pe aceeași direcție (o încasare stinge facturi emise, o plată stinge facturi primite). Dacă alocarea automată a „stins" greșit facturile care nu trebuiau, corectarea urmează mecanismul obișnuit: ștergerea notei dacă e încă ciornă (linia de extras revine pe „potrivit", gata de realocare), sau dezlegarea notei de factură dacă a fost deja validată (cu rol de administrator și motiv obligatoriu), urmată de crearea manuală a notei corecte.
-
„Compensare" în sensul legal — stingerea reciprocă a unei creanțe cu o datorie față de același partener (de exemplu, un partener care e simultan client și furnizor al firmei), reglementată de Codul civil, art. 1616-1623. Acest mecanism nu este implementat în motorul de reconciliere bancară: motorul lucrează mereu pe o singură direcție per linie de extras — o încasare potrivește doar facturi emise, o plată potrivește doar facturi primite — și nu stinge niciodată o factură emisă contra unei facturi primite de la același partener. O compensare legală reciprocă se înregistrează separat, ca notă de jurnal manuală (401 = 4111), în afara reconcilierii bancare.
Ce se greșește în practică
- Se caută în ecranul Bancă un mecanism de „anulare a compensării" pentru o compensare legală reciprocă (client-furnizor) — acest tip de operațiune nu trece niciodată prin reconcilierea bancară, deci corectarea ei nu se face de acolo.
- Se corectează o alocare greșită a unei încasări pe facturi (sensul 1) crezând că e vorba de compensare legală (sensul 2), ceea ce duce la căutarea unei soluții mult mai complicate decât e nevoie.
- Se presupune că aplicația verifică automat condițiile legale ale compensației (creanțe certe, lichide, exigibile) — nu există o astfel de verificare automată, pentru că mecanismul nu e implementat.
Ce face iConta.eu
Pentru alocarea automată greșită a unei încasări/plăți pe facturi (sensul colocvial), corectarea se face prin ștergerea notei ciornă sau dezlegarea notei validate, ca la orice alocare greșită din reconciliere. Pentru compensarea legală reciprocă între o creanță și o datorie față de același partener, iConta.eu nu are un mecanism automat — operațiunea se înregistrează manual, ca notă de jurnal (401 = 4111), cu documentul de compensare corespunzător ca justificare.