Confuzia dintre imobilizare necorporală și cheltuială
Greșeala merge în ambele sensuri. Unele firme capitalizează costuri care nu creează niciun activ, ca să „îmbunătățească” rezultatul. Altele trec direct pe cheltuieli o licență sau un program cumpărat, care trebuia amortizat. Criteriul nu este valoarea facturii, ci dacă plata a creat un activ.
Testul din reglementările contabile
OMFP 1802/2014, pct. 144 alin. (1), definește imobilizarea necorporală ca „un activ nemonetar identificabil fără formă fizică”. Alin. (2) completează: dacă un element nu îndeplinește condițiile de recunoaștere, costul lui „este recunoscut drept cheltuială în momentul în care este suportat”. Pentru recunoaștere, costul trebuie să treacă trei teste:
- Identificabil (pct. 150): activul poate fi separat și vândut, licențiat, închiriat sau decurge dintr-un drept contractual ori legal.
- Controlat (pct. 151): firma obține beneficiile și poate restricționa accesul altora la ele.
- Beneficii economice viitoare (pct. 152): venituri, economii de costuri sau alte avantaje din utilizare.
Ce rămâne întotdeauna cheltuială
- Cercetarea. „Nicio imobilizare necorporală provenită din cercetare [...] nu trebuie recunoscută” (pct. 165 alin. (1)). Dacă nu poți separa cercetarea de dezvoltare, totul se tratează drept cercetare (pct. 164 alin. (2)).
- Costuri care nu intră în costul activului (pct. 159): lansarea unui produs nou, inclusiv publicitatea, instruirea personalului, costurile administrative și de regie.
- Fondul comercial generat intern (pct. 149 alin. (1)), precum și mărcile, titlurile de publicații și listele de clienți generate intern (pct. 169).
- Majoritatea costurilor ulterioare. Ele doar mențin beneficiile unei imobilizări existente (pct. 154).
Ce se capitalizează
- Imobilizările dobândite separat: prețul de achiziție plus costurile direct atribuibile punerii în funcțiune (onorarii, testare, personal implicat), conform pct. 158.
- Dezvoltarea, numai dacă firma demonstrează toate cele șase condiții de la pct. 167 alin. (1): fezabilitate tehnică, intenție, capacitate de utilizare sau vânzare, beneficii probabile, resurse și costuri evaluabile fiabil.
- Programele informatice care nu fac parte integrantă din echipament. Cele fără de care echipamentul nu funcționează, precum sistemul de operare, țin de imobilizarea corporală (pct. 148).
Efectul fiscal
Codul fiscal art. 28 alin. (9) prevede recuperarea imobilizărilor necorporale recunoscute contabil prin amortizare liniară pe durata contractului sau pe durata de utilizare. Programele informatice se amortizează liniar sau degresiv pe 3 ani. Cheltuielile de constituire înregistrate ca imobilizări se recuperează pe maximum 5 ani (alin. (11)). O capitalizare greșită mută deci deducerea în timp, iar o trecere greșită pe cheltuieli o anticipează.
Exemplu
O firmă plătește într-o lună:
- 30.000 lei pentru o licență perpetuă de program de gestiune → 208 „Alte imobilizări necorporale”, contul în care OMFP ține programele informatice achiziționate. Fiscal se amortizează pe 3 ani.
- 4.000 lei pentru configurarea și testarea programului, înainte de utilizare → cresc costul imobilizării (pct. 158 alin. (2)).
- 6.000 lei pentru instruirea angajaților și 9.000 lei pentru campania de lansare a unui serviciu nou → cheltuieli ale perioadei (pct. 159).
De reținut
- Capitalizezi doar dacă există un activ identificabil, controlat și generator de beneficii (OMFP 1802/2014, pct. 144-152).
- Cercetarea, instruirea, publicitatea și regia nu se capitalizează niciodată.
- Dezvoltarea se capitalizează numai cu toate condițiile de la pct. 167 îndeplinite.
- Fiscal: amortizare pe durata contractului sau de utilizare, 3 ani pentru programe informatice (Codul fiscal art. 28 alin. (9)).