Ce trebuie să conțină registrul de imobilizări
În practică se vorbește curent despre "registrul mijloacelor fixe" sau "registrul de imobilizări" ca despre un document de sine stătător, cu conținut standard. Legal, lucrurile stau puțin altfel: legea contabilității numește doar trei registre obligatorii, iar printre ele nu figurează unul dedicat expres imobilizărilor.
Temeiul legal
"Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare. Întocmirea, editarea și păstrarea registrelor de contabilitate se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Finanțelor Publice." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 20
Ce rezultă de aici, verificat direct în text:
- Cele trei registre obligatorii sunt Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare — nu există, printre ele, un „registru al mijloacelor fixe" sau „registru de imobilizări" numit distinct, cu un conținut minim stabilit expres prin lege.
- Elementele de imobilizări (mijloace fixe, terenuri, imobilizări necorporale) intră în Registrul-inventar, ca parte a inventarierii generale a patrimoniului — nu într-un registru separat.
- Ce practica numește „registrul mijloacelor fixe" e o evidență tehnico-operativă, analitică, pe fiecare activ în parte — utilă și, în fapt, necesară pentru a susține Registrul-inventar și calculul amortizării, dar fără un conținut minim impus expres de lege, în sursele legale consolidate.
Ce ar trebui, în practică, să conțină o astfel de fișă analitică pe active, pentru a susține corect contabilitatea și declarațiile aferente: codul și denumirea mijlocului fix, valoarea de intrare, valoarea rămasă (reziduală), durata normală de utilizare, data punerii în funcțiune, metoda de amortizare, conturile contabile aferente, precum și, pentru activele reevaluate, istoricul reevaluărilor aplicate (data, valoarea brută veche, amortizarea eliminată, valoarea justă a fiecărei reevaluări).
Registrele de contabilitate, indiferent de tip, se păstrează 5 ani de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar (Legea 82/1991, art. 25).
Ce se greșește în practică
- Se afirmă că legea impune un „registru de imobilizări" cu un conținut minim numit expres — nu există un asemenea capitol dedicat în Legea 82/1991; obligația legală directă e ținerea Registrului-inventar.
- Se confundă fișa analitică pe mijloace fixe (practică uzuală, utilă pentru amortizare și inventariere) cu un registru legal distinct, de sine stătător.
- Se ignoră istoricul reevaluărilor aplicate ca parte a evidenței pe activ, deși e informație necesară pentru a susține corect valoarea și amortizarea declarate.
Ce face iConta.eu
Aplicația ține, pentru fiecare mijloc fix, o fișă analitică cu exact câmpurile de mai sus — cod, denumire, valoare de intrare, valoare rămasă, durata, data punerii în funcțiune, metoda de amortizare, conturi — la care se adaugă automat istoricul reevaluărilor aplicate activului respectiv. Această evidență alimentează atât motorul de amortizare, cât și declarațiile care raportează valoarea imobilizărilor (de exemplu D406/SAF-T), astfel încât registrul-inventar și evidența contabilă să rămână corelate.