Abonamentele software sunt cheltuieli sau imobilizări necorporale?
Distincția nu e una de reevaluare — e o problemă de recunoaștere inițială: se stabilește o singură dată, la achiziție, dacă suma plătită creează un activ (imobilizare necorporală) sau rămâne cheltuială a perioadei. Un abonament software obișnuit, plătit periodic pentru acces la un serviciu, nu trece, de regulă, acest prag.
Temeiul legal
"O imobilizare necorporală este un activ nemonetar identificabil fără formă fizică." — OMFP 1802/2014, pct. 144 alin. (1)
"Cheltuielile aferente achiziționării sau producerii programelor informatice se recuperează prin intermediul deducerilor de amortizare liniară sau degresivă pe o perioadă de 3 ani." — Legea 227/2015, art. 28 alin. (9)
Ce contează pentru clasificare:
- O imobilizare necorporală e, prin definiție, un activ — o resursă controlată de entitate, de la care se așteaptă beneficii economice viitoare, identificabilă și fără formă fizică (OMFP 1802/2014 pct. 144 alin. (1)) — și trebuie să îndeplinească și criteriile generale de recunoaștere a unui activ, nu doar definiția.
- Codul fiscal vorbește explicit despre achiziționarea sau producerea de programe informatice ca bază pentru amortizare pe 3 ani (art. 28 alin. (9)) — adică despre un program cumpărat sau dezvoltat, care intră în patrimoniul entității ca activ propriu.
- Un abonament software (SaaS) e, tipic, un drept de acces periodic la un serviciu furnizat de altcineva, nu o achiziție de program informatic propriu — entitatea nu obține controlul asupra unui activ identificabil, ci plătește pentru folosirea, pe durata abonamentului, a unui serviciu. Regula generală rămâne cheltuială curentă (contul 628 sau similar), în funcție de politica contabilă a firmei și de natura exactă a contractului.
Fiecare contract trebuie citit concret: un abonament care presupune și livrarea/instalarea unei licențe perpetue, sau plata unei sume care conferă controlul asupra unui produs software dezvoltat pentru firmă, se poate apropia de o achiziție capitalizabilă — dar acesta nu mai e cazul tipic al unui abonament de acces (SaaS).
Ce se greșește în practică
- Se confundă întrebarea cu o reevaluare — nu este. Reevaluarea (OMFP 1802/2014, secțiunea dedicată, pct. 99-116) se aplică exclusiv imobilizărilor corporale deja recunoscute ca active; nu privește deloc decizia inițială de a capitaliza sau nu un abonament software, și nu se aplică imobilizărilor necorporale.
- Se capitalizează automat orice cheltuială legată de software, doar pentru că "e vorba de tehnologie" — fără să se verifice dacă entitatea obține controlul unui activ identificabil sau doar un drept de acces periodic.
- Se aplică regimul de amortizare pe 3 ani (art. 28 alin. (9)) unor abonamente care, de fapt, n-au fost niciodată recunoscute ca imobilizare necorporală, ci au rămas cheltuială curentă.
Ce face iConta.eu
Clasificarea inițială a unei plăți pentru software — cheltuială curentă sau imobilizare necorporală — rămâne o decizie a contabilului, pe baza naturii contractului; aplicația nu are, în acest moment, o funcționalitate dedicată care să clasifice automat abonamentele software după acest criteriu. Ce oferă direct e modulul de reevaluare a imobilizărilor corporale (mijloace fixe, clădiri), tratat în ghidurile dedicate acelei operațiuni — un abonament software, indiferent cum e clasificat inițial, nu intră sub incidența lui.