Controlul intern al numerarului: cum îl organizez
Controlul intern al numerarului pornește dintr-o obligație contabilă simplă, dar strictă: nicio operațiune cu bani nu se înregistrează fără documentul care o consemnează în momentul efectuării ei. Peste această bază legală se adaugă plafoanele zilnice de încasări și plăți în numerar impuse de Legea 70/2015.
Temeiul legal
„Articolul 6 (1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz." — Legea 82/1991 (Legea contabilității), art. 6 alin. (1), (2) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Elementele de bază ale unui control intern funcțional al numerarului:
- Fiecare încasare sau plată de casă trebuie consemnată în momentul efectuării ei, nu reconstituită ulterior — asta face din chitanța/dispoziția de plată/încasare un document justificativ, nu doar o formalitate.
- Documentul justificativ angajează răspunderea explicită a celor care l-au întocmit, vizat, aprobat și, separat, a celor care l-au înregistrat în contabilitate — deci un flux de casă bine organizat separă întocmirea de aprobare și de înregistrare, nu le lasă pe toate în mâna aceleiași persoane.
- Peste această bază documentară, se aplică plafoanele zilnice de numerar din Legea 70/2015 (5.000 lei/persoană pentru încasări/plăți obișnuite, 10.000 lei/zi total pentru plăți, 10.000 lei/zi pentru operațiuni cu persoane fizice) — controlul intern trebuie să prevină depășirea lor, nu doar să le constate ulterior.
Ce se greșește în practică
- Se completează documentele de casă la finalul zilei sau săptămânii, din memorie, în loc de a le consemna în momentul operațiunii — asta slăbește exact caracterul de „document justificativ" cerut de lege.
- Aceeași persoană întocmește, aprobă și înregistrează operațiunile de casă, fără nicio separare de responsabilități, ceea ce elimină controlul încrucișat pe care legea îl presupune implicit prin distincția dintre „întocmit/vizat/aprobat" și „înregistrat".
- Se verifică plafoanele de numerar doar la sfârșitul lunii, la închiderea contabilă, în loc de a le controla zilnic, în momentul operațiunii — până atunci, depășirea s-a produs deja și devine contravenție consumată.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă un modul de registru de casă în care fiecare operațiune (încasare client, plată furnizor, ridicare/depunere la bancă, avans spre decontare) generează o notă contabilă ciornă, pe care contabilul o validează — separând astfel propunerea automată de validarea umană, ca formă de control intern. Aplicația aplică plafoanele de numerar din Legea 70/2015 (actualizată prin Legea 239/2025) direct în calculul modulului de casă, cu urmă (temei) atașată fiecărei note, dar nu blochează încă, automat, la nivel de interfață, o operațiune care ar depăși plafonul — validarea rămâne, la acest moment, în responsabilitatea contabilului.