Cum corectezi o greșeală în registrul de casă — și ce faci diferit cu documentul care a generat-o?
Depinde unde a apărut greșeala, pentru că regula nu e aceeași peste tot. Un document de încasare sau plată în numerar completat greșit nu se corectează — se anulează. Registrul de casă ca atare, dacă are o eroare de scriere, se corectează vizibil, nu se rescrie. Iar dacă suma greșită a ajuns deja înregistrată în contabilitate, se stornează, nu se șterge nota.
Temeiul legal
OMFP nr. 2634/2015, anexa 1, pct. 14: „În documentele financiar-contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee [...] Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, concomitent înscriindu-se alături textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menționându-se și data efectuării corecturii."
Pct. 15: „În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul [...] documentul întocmit greșit se anulează și se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv."
Pct. 20: „În cazul stornărilor, pe documentul inițial se menționează numărul și data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operațiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menționează documentul, data și numărul de ordine ale operațiunii care face obiectul stornării."
Trei situații, trei reguli diferite
Chitanța sau dispoziția de plată/încasare greșită, necompletată încă în registru. Documentele pe baza cărora se încasează sau se plătește numerar sunt exact categoria pentru care corectura nu e permisă — se anulează integral (se barează, se scrie „ANULAT", se păstrează în carnetul respectiv, nu se rupe și nu se aruncă) și se întocmește un document nou, corect.
Eroare de scriere direct în registrul de casă (sumă transcrisă greșit, cont greșit) — se aplică regula generală: textul sau cifra greșită se taie cu o linie, astfel încât să rămână lizibilă, se scrie alături cifra corectă, iar corectura se semnează și se datează de persoana care a făcut-o. Nu se folosește corector, nu se rescrie pagina.
Operațiunea a fost deja înregistrată în contabilitate (nota contabilă generată din registru e deja postată) — se stornează: nota inițială rămâne vizibilă, cu mențiunea numărului și datei notei de stornare; nota de stornare, la rândul ei, referă documentul și operațiunea pe care o anulează. Nu se șterge nota greșită și nu se editează suma direct în ea.
Ce se greșește în practică
- Se corectează o chitanță cu suma greșită prin tăiere și rescriere — pct. 15 interzice explicit corectura la documentele de numerar; trebuie anulată, nu corectată.
- Se rescrie o pagină din registrul de casă ca să „arate curat" — orice rescriere fără urma corecturii originale contrazice regula documentelor financiar-contabile și ridică întrebări la control.
- Se șterge sau se editează direct o notă contabilă greșită deja postată — corect e stornarea, cu referință încrucișată între cele două note, nu modificarea celei inițiale.
Ce face iConta.eu
Fiecare notă generată din operațiuni de casă păstrează urma regulii și a modulului care a produs-o. Plafoanele de încasări și plăți în numerar (Legea 70/2015) sunt urmărite separat pe fiecare tip de operațiune — încasări de la persoane juridice, plăți către furnizori, avansuri spre decontare — ca o corectură ulterioară să nu ascundă o depășire de plafon care a existat deja în ziua respectivă.