Cum se corectează consumul de materiale înregistrat pe șantierul greșit?
Când materialele au ajuns fizic pe șantierul A, dar bonul de consum le-a trecut pe șantierul B, total cheltuiala firmei este corectă. Greșit este costul fiecărui șantier. Corecția se face la data constatării: se stornează consumul din analiticul șantierului B și se reînregistrează pe șantierul A, pe baza unui document care justifică modificarea.
Mai întâi: eroare de document sau mișcare reală?
Trebuie lămurit ce s-a întâmplat de fapt:
- Eroare de alocare. Materialul a plecat din magazie direct la șantierul A, dar pe bonul de consum s-a trecut B. Se corectează documentul și înregistrarea.
- Transfer real. Materialul a ajuns întâi la B și a fost mutat ulterior la A. Nu e o eroare, ci o mișcare nouă, care trebuie documentată. Potrivit normelor din anexa 2 la OMFP 2634/2015, bonul de predare, transfer, restituire se folosește pentru transferul între gestiuni din incinta aceleiași entități. Pentru gestiunile dispersate teritorial, cum sunt de regulă șantierele, se întocmește avizul de însoțire a mărfii.
Documentul justificativ
Legea 82/1991, art. 6 alin. (1), cere ca orice operațiune să fie consemnată într-un document justificativ. Alin. (2) angajează răspunderea celor care l-au întocmit, vizat, aprobat și înregistrat. Bonul de consum este, potrivit normelor din OMFP 2634/2015, documentul de eliberare din magazie, de scădere din gestiune și de înregistrare în contabilitate. Pentru corecție se anulează sau se stornează bonul greșit și se emite unul corect. Alternativ, se întocmește o notă justificativă aprobată de șeful de șantier și de gestionar, la care se anexează bonul corect.
Înregistrarea corecției
Dacă evidența pe șantiere se ține prin analitice sau centre de cost la contul de cheltuieli (de exemplu 602 „Cheltuieli cu materialele consumabile”):
- storno: 602 / Șantier B = 302 (cu minus);
- reînregistrare: 602 / Șantier A = 302.
Soldul sintetic nu se modifică, dar analiticele se schimbă. La OMFP 1802/2014 pct. 65 alin. (2), corectarea erorilor se efectuează „la data constatării lor”. Pentru anul curent, corecția trece prin contul de profit și pierdere (pct. 67 alin. (1)).
Efectul asupra lucrărilor în curs
Consumul greșit denaturează costul lucrărilor neterminate. Contul 331 „Produse în curs de execuție” și contul 332 „Servicii în curs de execuție” se înregistrează la sfârșitul perioadei la cost de producție. Dacă șantierul B a fost evaluat cu materiale care nu-i aparțineau, soldul lucrărilor în curs trebuie recalculat pentru ambele șantiere la închiderea lunii în care se face corecția.
Dacă eroarea vine dintr-un exercițiu deja închis și este semnificativă, corectarea se face pe seama contului 1174 „Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile” (OMFP 1802/2014 pct. 67 alin. (2)), nu pe cheltuielile anului curent.
Exemplu
În martie, 40 de saci de adeziv, în valoare de 1.600 lei, au fost trecuți pe șantierul B, dar au fost folosiți la A. Eroarea se constată în aprilie. Se înregistrează storno 602/B = 302 cu -1.600 lei și 602/A = 302 cu 1.600 lei. La închiderea lui aprilie, costul lucrărilor în curs se recalculează pentru ambele șantiere.
Pași practici
- Stabilește, cu gestionarul și șeful de șantier, dacă e o eroare de alocare sau un transfer real.
- Întocmește documentul corect (bon de consum refăcut sau aviz de transfer) și nota justificativă.
- Înregistrează storno și reînregistrarea la data constatării.
- Recalculează lucrările în curs și verifică dacă se modifică marja pe contractele respective.
De reținut
- Corecția se face la data constatării, pe bază de document justificativ (Legea 82/1991, art. 6).
- În anul curent, eroarea se corectează prin storno și reînregistrare, pe analiticele de șantier.
- Mutarea reală între șantiere se documentează ca transfer, nu ca eroare.
- O eroare semnificativă dintr-un exercițiu închis se corectează prin contul 1174 (OMFP 1802/2014 pct. 67 alin. (2)).