De ce nu corespunde balanța cu fișele de cont?

Balanța și fișele de cont sunt două imagini ale acelorași înregistrări. Dacă diferă, una dintre ele a fost produsă din alte date: altă perioadă, alt sold inițial, un analitic lipsă sau o înregistrare modificată după listare. Diferența nu se „ajustează”. Se caută sursa ei.

Ce spun normele

Registrele obligatorii sunt Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare (Legea nr. 82/1991, art. 20). Potrivit OMFP nr. 2634/2015, pct. 47, Cartea mare cuprinde rulajul debitor și creditor și soldul fiecărui cont și „stă la baza întocmirii balanței de verificare”. Ea poate fi înlocuită cu fișa de cont pentru operațiuni diverse.

Balanța de verificare este documentul folosit pentru verificarea înregistrărilor și pentru „controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică” (OMFP nr. 2634/2015, pct. 52). Pentru analitice se pot întocmi balanțe de verificare analitice (pct. 53).

Fișa de cont pentru operațiuni diverse se completează la începutul exercițiului cu soldurile de la sfârșitul exercițiului precedent. În cursul anului, se completează pe baza documentelor justificative (OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2). La sfârșitul perioadei, rulajele din fișă se totalizează.

Cauzele cele mai frecvente

1. Sold inițial diferit. Fișa pornește de la alt sold decât cel din balanța de închidere a anului anterior. Se întâmplă după o corecție făcută în anul vechi, după închiderea lui.
2. Perioada listată. Balanța e scoasă pe martie, iar fișa până la zi. Sau balanța a fost listată înainte de ultimele note contabile.
3. Suma analiticelor diferă de sintetic. Există o înregistrare pe contul sintetic fără analitic, de exemplu pe 401 fără furnizor. Uneori analiticul a fost șters sau recodificat.
4. Filtre de listare. Fișa este listată pe un singur analitic sau fără documentele în curs, cum ar fi notele nevalidate.
5. Conturi cu funcție mixtă. La 4111 sau 401, balanța poate afișa sold final debitor și creditor separat, pe analitice. Fișa arată soldul net.
6. Diferențe de curs. La conturile în valută, fișa arată și valuta. Reevaluările lunare pot lipsi din fișă dacă au fost înregistrate pe alt analitic.

Cum cauți diferența

1. Listează balanța și fișa pentru exact aceeași perioadă, după validarea tuturor notelor.
2. Compară, în ordine, soldul inițial, rulajul debitor, rulajul creditor și soldul final. Prima coloană care diferă îți arată tipul erorii.
3. Dacă diferă soldul inițial, compară cu balanța de închidere a anului precedent.
4. Dacă diferă rulajul, scoate balanța analitică a contului și adună analiticele. Suma trebuie să egaleze sinteticul.
5. Caută înregistrări pe contul sintetic fără analitic sau pe analitice inactive.
6. Corectează prin notă contabilă documentată, nu prin modificarea fișei.

Exemplu

La 31 martie, balanța arată pentru 401 un sold creditor de 84.500 lei. Suma fișelor furnizorilor este de 81.200 lei. Rulajele debitoare coincid, dar rulajul creditor din balanță este mai mare cu 3.300 lei. Balanța analitică arată o factură de 3.300 lei înregistrată pe 401 fără cod de furnizor. După reatribuirea ei la furnizorul corect, sinteticul și analiticele coincid.

De ce contează

Balanța este baza situațiilor financiare anuale (OMFP nr. 2634/2015, pct. 52). Diferențele dintre sintetic și analitic apar și în confirmările de sold cu partenerii și la inventarierea anuală a creanțelor și datoriilor (Legea nr. 82/1991, art. 7 alin. (1)).

De reținut

• Balanța se întocmește din Cartea mare sau din fișele conturilor și servește la controlul concordanței sintetic-analitic (OMFP nr. 2634/2015, pct. 47 și 52).
• Compară întâi soldul inițial, apoi rulajele, apoi soldul final.
• Cea mai frecventă cauză este o înregistrare pe sintetic fără analitic sau o perioadă listată diferit.
• Corectarea se face prin notă contabilă, nu prin modificarea fișei.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții