Ce dată se folosește în registrul de casă?
Registrul de casă nu este un document care se completează retroactiv, „la finalul lunii" — norma îi cere o ritmicitate zilnică, ancorată în datele reale ale încasărilor și plăților în numerar.
Temeiul legal
„Registrul de casă servește ca: - document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entității; - document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți." — OMFP nr. 2.634/2015, Anexa 2 — Norme specifice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, Grupa a IV-a, „Registrul de casă" (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Din definiția normei rezultă direct răspunsul: registrul de casă folosește data efectivă a fiecărei zile de casierie, nu o dată agregată sau întârziată:
- Fiecare zi în care au avut loc încasări sau plăți în numerar are propria înregistrare în registru, pe baza documentelor justificative (chitanțe, dispoziții de plată/încasare) datate corespunzător.
- La sfârșitul fiecărei zile, registrul stabilește soldul de casă — nu la sfârșitul săptămânii sau al lunii.
- Documentele care stau la baza înregistrării (chitanța, dispoziția de plată/încasare către casierie) poartă, la rândul lor, data operațiunii — data din registru trebuie să corespundă cu data acestor documente, nu cu data la care contabilul le prelucrează ulterior.
- Registrul de casă servește simultan ca document de înregistrare operativă și ca document de înregistrare în contabilitate — funcțiile lui depind de ținerea la zi, nu de reconstituirea ulterioară.
Ce se greșește în practică
- Se completează registrul de casă în bloc, o dată pe lună, cu date reconstituite din chitanțe și bonuri — norma cere întocmirea zilnică, iar reconstituirea ulterioară nu îndeplinește această cerință.
- Se folosește data facturii sau a documentului comercial care a generat încasarea/plata în numerar, în loc de data efectivă a mișcării de casă — cele două pot diferi (de exemplu o factură emisă azi, încasată în numerar peste câteva zile).
- Se lasă zile fără nicio înregistrare în registru chiar dacă au existat mișcări de casă, ceea ce rupe șirul zilnic cerut de normă și face soldul de casă neverificabil pentru acele zile.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă un registru de casă (evidența generală a operațiunilor de casierie), ca parte din contabilitatea generală. Datarea corectă a fiecărei înregistrări — pe ziua efectivă a operațiunii — rămâne, ca la orice document contabil, responsabilitatea celui care introduce datele în aplicație.