Declarația administratorului care însoțește bilanțul anual: ce confirmă și ce amendă riscă
Situațiile financiare anuale trebuie însoțite de o declarație scrisă a administratorului, sau a persoanei care are obligația gestionării entității, prin care acesta își asumă răspunderea pentru întocmirea lor. Prin aceeași declarație, administratorul confirmă trei lucruri: politicile contabile respectă reglementările aplicabile, situațiile financiare oferă o imagine fidelă, iar firma își desfășoară activitatea în condiții de continuitate.
Nerespectarea prevederilor privind întocmirea acestei declarații este o contravenție distinctă în Legea contabilității, cu amendă de la 2.000 la 10.000 lei. E o sancțiune separată de cea pentru semnarea sau depunerea cu întârziere a situațiilor financiare.
Temeiul legal
„Situațiile financiare anuale vor fi însoțite de o declarație scrisă a persoanelor prevăzute la art. 10 alin. (1) prin care își asumă răspunderea pentru întocmirea situațiilor financiare anuale și confirmă că: a) politicile contabile utilizate la întocmirea situațiilor financiare anuale sunt în conformitate cu reglementările contabile aplicabile; [...] b) situațiile financiare anuale oferă o imagine fidelă a poziției financiare, performanței financiare și a celorlalte informații referitoare la activitatea desfășurată; [...] c) persoana juridică își desfășoară activitatea în condiții de continuitate." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 30 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt) „4. nerespectarea prevederilor referitoare la întocmirea declarațiilor prevăzute la art. 30 și 31 ;" — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 41 pct. 4 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt) „j) cea prevăzută la pct. 4 , cu amendă de la 2.000 lei la 10.000 lei;" — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 42 alin. (1) lit. j) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Ce înseamnă concret:
- Cine semnează declarația. Persoanele de la art. 10 alin. (1): administratorul, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligația gestionării entității. Răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității le revine lor.
- Ce confirmă. Trei elemente, toate obligatorii: conformitatea politicilor contabile, imaginea fidelă și continuitatea activității (art. 30 lit. a)-c)).
- Continuitatea nu e o formalitate. Lit. c) cere confirmarea că firma își desfășoară activitatea în condiții de continuitate. Dacă administratorul știe că firma urmează să fie dizolvată sau lichidată, confirmarea trebuie analizată cu atenție. Modul de prezentare în acest caz îl stabilesc reglementările contabile, iar situația e interpretabilă de la caz la caz.
- Situațiile consolidate au declarație proprie. Situațiile financiare anuale consolidate sunt însoțite de declarația administratorului societății-mamă (art. 31).
- Amenda. Nerespectarea prevederilor privind întocmirea declarațiilor de la art. 30 și 31 se sancționează cu 2.000-10.000 lei (art. 41 pct. 4 și art. 42 alin. (1) lit. j)).
- Separat de semnare și de termen. Întocmirea și semnarea situațiilor financiare au amendă de 2.000-3.000 lei, iar depunerea cu întârziere are trepte proprii (art. 42 alin. (1) lit. e)). Amenzile pot privi fapte diferite.
- Cine plătește. Amenzile se suportă de persoanele vinovate (art. 42 alin. (6)). Constatarea o fac persoanele cu atribuții de inspecție fiscală și control financiar și alte structuri stabilite prin ordin (art. 42 alin. (4)).
SC Exemplu SRL depune pe 29 mai 2026 situațiile financiare pe 2025, semnate de administratorul Ion Popescu și de contabilul autorizat, dar fără declarația scrisă de la art. 30. La un control ulterior, inspectorii constată lipsa declarației.
- Fapta: nerespectarea prevederilor privind întocmirea declarației de la art. 30 (art. 41 pct. 4).
- Amenda: între 2.000 și 10.000 lei (art. 42 alin. (1) lit. j)).
- Depunerea s-a făcut înainte de termenul legal, deci nu se adaugă amendă pentru întârziere.
Dacă setul ar fi fost depus și fără semnătura administratorului, ar fi putut fi reținută separat și contravenția privind semnarea, cu amendă de 2.000-3.000 lei. Un al doilea set „complet" pentru același exercițiu nu poate fi depus (art. 36^1), așa că declarația se verifică înainte de transmitere.
Ce se greșește în practică
- Declarația se tratează ca anexă opțională și lipsește din set.
- Declarația o semnează contabilul, deși ea aparține administratorului sau persoanei care gestionează entitatea.
- Se folosește un model vechi, care nu conține toate cele trei confirmări de la art. 30.
- Administratorul confirmă continuitatea activității deși asociații au hotărât deja dizolvarea.
- Lipsa declarației se descoperă după depunere, când un al doilea set nu mai poate fi transmis.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu redactează declarația administratorului și nu verifică dacă ea însoțește setul depus. Acestea rămân în sarcina administratorului și a contabilului. Aplicația generează situațiile financiare anuale (S1005 pentru microentități, S1003 pentru entități mici) din balanța firmei, ca XML validat. Numele administratorului trecut în bilanț se preia din profilul firmei. La generarea S1005, dacă numele lipsește, aplicația avertizează că s-ar folosi mențiunea generică „ADMINISTRATOR" și cere completarea datelor firmei.