Cum se deduc abonamentele software la PFA?
Abonamentele software (licențe cloud, unelte de dezvoltare, servicii SaaS) folosite în activitatea unui PFA sunt cheltuieli curente, deductibile integral, la data plății — nu se amortizează și nu se încadrează în categoria mijloacelor fixe, chiar dacă abonamentul e plătit anual.
Temeiul legal
„[Cheltuielile sunt deductibile dacă] să fie efectuate în cadrul activităților independente, justificate prin documente [...] să fie cuprinse în cheltuielile exercițiului financiar al anului în cursul căruia au fost plătite [...]" — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 68 alin. (4) lit. a)-b)
Cheltuielile deductibile limitat de la art. 68 alin. (5) formează o listă închisă (burse private, protocol, cheltuieli sociale, tichete de masă, contribuții la pensii facultative, asigurări medicale voluntare, abonamente sportive, cotizații profesionale ș.a.) — abonamentele software nu se numără printre ele, deci nu au o limită procentuală specială; se aplică regula generală de deductibilitate integrală.
Condiții de deductibilitate
- Legătura cu activitatea — abonamentul trebuie folosit efectiv în scopul activității independente (de exemplu, un IDE, un serviciu de găzduire, o unealtă de design folosită pentru proiectele facturate clienților).
- Justificarea prin documente — factura sau chitanța emisă de furnizorul serviciului, păstrată ca document justificativ.
- Momentul deducerii — anul în care abonamentul a fost efectiv plătit, nu cel în care a fost contractat sau facturat, dacă plata are loc în alt an fiscal.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că orice abonament software are o limită de deductibilitate, similar cheltuielilor sociale sau de protocol — nu e cazul; abonamentele software nu apar în lista limitativă a cheltuielilor cu deductibilitate limitată.
- Se deduce cheltuiala în anul facturării, nu al plății — la PFA în sistem real, principiul relevant e cel al plății efective.
- Se deduc abonamente fără nicio legătură dovedită cu activitatea (de exemplu, un serviciu de streaming personal facturat ca „software") — legătura cu activitatea trebuie să poată fi susținută, nu doar presupusă.
Ce face iConta.eu
Plata unui abonament software se înregistrează în registrul de încasări și plăți ca operațiune de tip plată, cu categoria „cheltuială deductibilă" și explicația operațiunii, justificată de factura furnizorului. Categoria se alege manual de contabil la validarea operațiunii — la importul automat din extrasul bancar, aplicația propune generic „cheltuială deductibilă", fără să recunoască automat tipul concret de cheltuială (software, chirie, materiale etc.), deci confirmarea categoriei corecte rămâne responsabilitatea contabilului.