Cum descarc facturile în masă din SPV
Sistemul RO e-Factura stochează facturile electronic, dar arhivarea legală rămâne responsabilitatea firmei — descărcarea periodică din SPV nu e opțională, e o măsură de siguranță.
Baza legală a sistemului
OUG nr. 120/2021 (art. 3) stabilește sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, administrat de Ministerul Finanțelor prin Centrul Național pentru Informații Financiare — un ansamblu de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent, stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar. Spațiul Privat Virtual (SPV) e canalul prin care firmele accesează facturile primite și emise prin acest sistem.
Pașii pentru descărcare în masă
- Autentificați-vă în SPV cu certificatul digital sau credențialele firmei.
- Accesați secțiunea dedicată RO e-Factura (mesaje/facturi electronice primite și emise).
- Selectați intervalul de dată dorit — descărcarea în masă se face de regulă pe loturi limitate temporal (ANAF actualizează periodic limitele tehnice ale exportului), nu pe întreg istoricul dintr-o singură cerere.
- Descărcați arhiva (de regulă un fișier .zip cu facturile în format XML, uneori însoțite de reprezentarea vizuală PDF) și salvați-o local, într-o structură organizată pe lună/an.
De ce nu vă bazați doar pe SPV ca arhivă
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25: registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative — inclusiv facturile primite și emise — se păstrează în arhiva firmei timp de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite. Obligația de arhivare e a firmei, nu a ANAF — SPV e un canal de transmitere și acces curent, nu un substitut al arhivei proprii pe termen lung. Dacă la un moment dat accesul la SPV e întrerupt (schimbare de certificat, problemă tehnică, litigiu de acces), firma trebuie să poată prezenta facturile din propria arhivă, nu să depindă de reconstituirea lor din sistemul ANAF.
Practic
- Programați descărcări periodice (lunar, odată cu închiderea de lună) în loc să lăsați totul pentru sfârșitul anului — volumul mare de facturi la o descărcare unică crește riscul de a rata unele din cauza limitărilor tehnice ale exportului.
- Verificați integritatea fișierelor descărcate față de jurnalul de vânzări/cumpărări din contabilitate — o factură lipsă din SPV nu înseamnă automat că nu există obligația de a o raporta, dacă a fost emisă/primită prin alt canal admis temporar de lege.
- Păstrați atât XML-ul (formatul oficial, valabil legal) cât și reprezentarea vizuală, dacă există — programul de contabilitate poate avea nevoie de ambele pentru procesare și pentru control uman rapid.