Cum se descărcă gestiunea pentru vânzările cu factură
„Descărcarea de gestiune" înseamnă, contabil, scoaterea bunului din evidența de stoc — iar momentul corect nu e întotdeauna emiterea facturii, ci transferul riscurilor și beneficiilor asociate bunului.
Regula de bază: momentul transferului
„Înregistrarea în contabilitate a intrării stocurilor se efectuează la data transferului riscurilor și beneficiilor. În general, datele de transfer al controlului, de transfer al proprietății și de livrare coincid." — OMFP 1802/2014 (reglementări contabile), pct. 283 alin. (1) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Simetric, ieșirea din gestiune (descărcarea) urmează aceeași logică: de regulă transferul proprietății, livrarea și facturarea coincid, dar reglementările prevăd expres situațiile în care nu coincid.
Decalaje între facturare și livrare
„în cazul unor decalaje între vânzarea și livrarea bunurilor, acestea se înregistrează ca ieșiri din entitate, nemaifiind considerate proprietatea acesteia, astfel: – bunurile vândute și nelivrate se înregistrează distinct în gestiune, iar în contabilitate în conturi în afara bilanțului; – bunurile livrate, dar nefacturate se înregistrează ca ieșiri din gestiune atât la locurile de depozitare, cât și în contabilitate, pe baza documentelor care confirmă ieșirea din gestiune potrivit legii;" — OMFP 1802/2014 (reglementări contabile), pct. 284 alin. (2) lit. c) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Practic: momentul descărcării urmează transferul proprietății, nu plecarea fizică a bunului. Dacă proprietatea a fost transferată — de exemplu la vânzările cu condiția de livrare „ex-work", când bunurile ies din stocul vânzătorului din momentul punerii lor la dispoziția cumpărătorului — bunurile vândute și nelivrate se scot din stoc ca ieșiri din entitate, nemaifiind considerate proprietatea acesteia: se înregistrează distinct în gestiune, iar în contabilitate în conturi în afara bilanțului, chiar dacă nu au plecat încă fizic. Invers, dacă bunul a fost livrat dar factura nu a sosit/nu a fost emisă încă, descărcarea se face pe baza documentelor de livrare, nu se așteaptă factura.
Condiția de fond: interzicerea operațiunilor neînregistrate
„Deținerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, precum și efectuarea de operațiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise." — OMFP 1802/2014 (reglementări contabile), pct. 284 alin. (1) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Această regulă generală explică de ce descărcarea de gestiune trebuie să reflecte realitatea faptică (ce a ieșit fizic din depozit), nu doar documentul emis — o factură fără livrare nu justifică singură scoaterea bunului din stoc.
Metoda de evidență contează
Dacă firma ține gestiunea cantitativ-valorică prin inventar permanent, descărcarea se face în timp real, la fiecare ieșire, pe fiecare sortiment. Dacă firma aplică metoda global-valorică (tipică în comerțul cu amănuntul) sau inventarul intermitent, ieșirile din gestiune nu se înregistrează individual pe fiecare vânzare, ci se determină periodic, pe bază de inventariere faptică — deci „descărcarea la factură" nu se aplică literal aceleiași proceduri în ambele cazuri.
Ce se greșește în practică
- Se descarcă gestiunea automat la emiterea facturii, indiferent dacă marfa a plecat efectiv din depozit în acel moment — reglementările leagă ieșirea din gestiune de transferul de proprietate/livrare, nu de simpla emitere a documentului fiscal.
- Se lasă bunuri livrate fără factură nescoase din gestiune, deși legea cere înregistrarea ieșirii pe baza documentelor de livrare, independent de momentul facturării.
- Se aplică aceeași procedură de descărcare „pe fiecare vânzare" indiferent de metoda de evidență aleasă (cantitativ-valorică versus global-valorică/inventar intermitent), deși mecanismele de înregistrare diferă.