Cum descarci facturile din RO e-Factura
Sistemul național RO e-Factura, reglementat prin OUG nr. 120/2021, nu e doar un canal de transmitere — e și locul unde factura "trăiește" oficial: fișierul XML semnat electronic de Ministerul Finanțelor este exemplarul original, nu PDF-ul generat ulterior pentru citire.
Ce înseamnă tehnic "descărcarea"
Potrivit OUG nr. 120/2021, art. 4: sistemul RO e-Factura primește factura electronică de la emitent, îi aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor (ceea ce atestă primirea în sistem) și o pune la dispoziția destinatarului. Data comunicării facturii către destinatar se consideră chiar data la care factura devine disponibilă pentru descărcare din sistem — nu data la care destinatarul chiar deschide/descarcă fișierul. Odată comunicată, factura electronică nu mai poate fi "returnată" în sistem — eventualele corecții se transmit ca factură nouă, corectată, conform Codul fiscal, art. 330.
De unde se descarcă efectiv
- Spațiul Privat Virtual (SPV) — interfața ANAF prin care orice contribuabil înregistrat poate vedea și descărca facturile primite/emise prin sistem, autentificat cu certificat digital calificat sau alt mijloc de identificare acceptat.
- Aplicațiile de conversie/prelucrare puse la dispoziție de Ministerul Finanțelor prin Centrul Național pentru Informații Financiare, pentru cei care nu au propriul software de prelucrare a facturii XML.
- API-ul pus la dispoziție de ANAF — pentru descărcare automatizată, programatică, folosit de aplicațiile de contabilitate care se conectează direct la sistem.
Exemplarul original vs. forma lizibilă
Fișierul XML semnat rămâne, legal, exemplarul original. Dacă destinatarul nu poate prelucra direct XML-ul, se poate folosi un document obținut prin conversie, care permite citirea și listarea — dar aplicația de conversie trebuie să asigure integritatea conținutului facturii electronice, adică forma "citibilă" (PDF, de regulă) trebuie să reflecte exact datele din XML, nu o reconstrucție aproximativă.
Practic
- Nu vă bazați exclusiv pe PDF-ul primit prin e-mail de la furnizor — el poate diferi de forma oficială; forma legală e XML-ul din sistem, descărcat direct din SPV sau prin API.
- Dacă aveți obiecții la o factură primită (sumă greșită, date incorecte), înștiințați emitentul, inclusiv prin mesaj în sistemul RO e-Factura — factura comunicată nu poate fi retrasă, doar corectată printr-o factură nouă.
- Pentru contabilizare automată, integrarea prin API e mai fiabilă decât descărcarea manuală repetată din SPV — dar procedura tehnică de acces (autentificare, format) se aprobă prin ordin al ministrului finanțelor și poate fi actualizată.