Ce fac cu diferențele rămase în contabilitate după închiderea unui cont bancar?
Când o firmă închide un cont bancar (schimbă banca, renunță la un cont secundar), soldul contabil din contul 512 aferent ar trebui să ajungă exact la zero — dar în practică rămâne aproape mereu o diferență mică, de la câțiva bani la câteva sute de lei. Sursa contează pentru unde o înregistrați.
Primul pas — nu ștergeți diferența, identificați-i sursa
O diferență reziduală în 512 nu se „corectează" printr-o notă contabilă generică — se lămurește de unde vine, verificând extrasul de cont final de la bancă (data închiderii, ultimele operațiuni) față de soldul din contabilitate la aceeași dată.
Sursele cele mai frecvente
Comisioane de închidere sau comisioane lunare debitate după ultima reconciliere. Băncile percep de multe ori un comision final la închiderea contului, sau ultimul comision lunar de mentenanță e debitat chiar în ziua închiderii, după ce dvs. ați reconciliat deja. Se înregistrează la cheltuieli bancare: 627 „Cheltuieli cu serviciile bancare și asimilate" = 512.
Dobânzi neîncasate/necontabilizate până la închidere. Dacă în contul curent se acumulase o dobândă mică, necreditată încă la data la care ați făcut ultima verificare, ea apare în extrasul final ca sursă a diferenței. Se înregistrează la venituri financiare: 512 = 766 „Venituri din dobânzi".
Diferențe de curs valutar, dacă e vorba de un cont în valută. Soldul din contabilitate, evaluat la cursul BNR de la data ultimei închideri de lună, poate diferi de soldul efectiv retras/transferat la cursul zilei închiderii — diferența se înregistrează la 665 „Cheltuieli din diferențe de curs valutar" sau 765 „Venituri din diferențe de curs valutar", după caz.
Rotunjiri sau comisioane de transfer la mutarea soldului final într-un alt cont al firmei — de regulă sume mici de ordinul banilor, tratate tot la 627, ca și celelalte comisioane.
Ce nu faceți
Nu treceți diferența direct pe rezultatul reportat sau pe un cont de așteptare permanent (473 „Decontări din operații în curs de clarificare") fără să o clarificați — 473 e un cont tranzitoriu, nu un loc unde se „parchează" definitiv o sumă nereconciliată. Dacă suma e cu adevărat neclară (nu găsiți sursa nici din extrasul băncii), atunci temporar merge în 473, dar cu obligația de a o clarifica și solda până la închiderea exercițiului financiar — un sold nejustificat în 473 la data bilanțului nu reflectă imaginea fidelă a situației financiare.
Pragul de semnificație — de ce nu contează suma în sine
Pentru diferențe de ordinul leilor sau al zecilor de lei, tratamentul contabil corect (627/766/665/765, în funcție de sursă) contează mai mult decât mărimea sumei — chiar dacă e nesemnificativă valoric, ea tot trebuie explicată și încadrată pe contul corect, nu doar „ștearsă" printr-o notă de corecție fără document justificativ (extrasul de cont, nota de comision de la bancă).
Documentul justificativ
Păstrați extrasul de cont final emis de bancă la închidere — el e documentul care explică fiecare leu din diferență și justifică înregistrarea contabilă, în caz de control.