Ce document folosesc pentru înregistrarea tranzacțiilor dintr-un cont fintech
Legea contabilității nu face nicio distincție între un cont deschis la o bancă tradițională și un cont de plată deschis la o instituție de monedă electronică sau la un furnizor de servicii de plată (un "fintech"). Regula generală se aplică identic: orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată într-un document care dobândește calitatea de document justificativ.
Regula de bază
Art. 6 din Legea contabilității nr. 82/1991: "Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ." Documentele justificative angajează răspunderea celor care le-au întocmit, vizat, aprobat și înregistrat în contabilitate.
Ce document folosiți concret
Normele generale aprobate prin OMFP nr. 2.634/2015 (Anexa 1) prevăd explicit, la pct. 25, că pentru operațiunile pentru care Codul fiscal nu impune întocmirea unei facturi, înregistrarea în contabilitate se face pe baza contractelor încheiate între părți și a documentelor financiar-contabile sau bancare care atestă operațiunea, între care sunt enumerate expres: aviz de însoțire a mărfii, chitanță, dispoziție de plată/încasare, extras de cont bancar, notă de contabilitate.
Un cont fintech (Revolut Business, Wise, etc.) generează, ca și un cont bancar clasic, un extras de cont care listează fiecare tranzacție cu dată, sumă, beneficiar/plătitor și referință — acesta e documentul care justifică înregistrarea în contabilitate, exact ca extrasul de la o bancă comercială.
Elementele obligatorii ale unui document justificativ
Indiferent de sursă, documentul justificativ trebuie să cuprindă (pct. 2, Anexa 1, OMFP 2.634/2015): denumirea documentului, denumirea/numele entității emitente, numărul și data întocmirii, părțile implicate în operațiune, conținutul operațiunii economico-financiare, datele cantitative și valorice, precum și semnăturile persoanelor responsabile — pentru un extras de cont electronic generat automat, semnătura nu e obligatorie dacă entitatea are proceduri interne care identifică persoanele care au inițiat/aprobat operațiunea (pct. 11).
Ce trebuie să anexați la extrasul de cont fintech
Extrasul de cont singur arată că banii au ieșit/intrat, dar nu întotdeauna de ce. Pentru o înregistrare contabilă completă, atașați:
- factura sau contractul aferent operațiunii, dacă există;
- pentru plăți fără factură (comisioane, abonamente software plătite din contul fintech), documentul de facturare emis de furnizor sau, în lipsă, o notă justificativă internă;
- pentru încasări de la clienți din afara UE prin platforme de plată, referința tranzacției din platformă corelată cu factura emisă.
Documente în format electronic
Documentele financiar-contabile pot fi prezentate pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiția respectării normelor — un extras de cont fintech descărcat ca PDF/CSV din aplicație este perfect valabil ca document justificativ, atâta timp cât conține elementele obligatorii și e păstrat conform termenelor de arhivare din legea contabilității.