Ce documente trebuie întocmite pentru un mijloc fix?
Un mijloc fix nu „intră" în contabilitate doar pe baza facturii de achiziție. Normele privind documentele financiar-contabile prevăd un set de formulare specifice, fiecare cu un rol precis, de la atribuirea numărului de inventar până la scoaterea din funcțiune.
Temeiul legal
„REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR (Cod 14-2-1) [...] FIȘA MIJLOCULUI FIX (Cod 14-2-2) [...] BON DE MIȘCARE A MIJLOACELOR FIXE (Cod 14-2-3A) [...] PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCȚIUNE A MIJLOACELOR FIXE/DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE (Cod 14-2-3/aA) [...] PROCES-VERBAL DE RECEPȚIE (Cod 14-2-5) [...] PROCES-VERBAL DE RECEPȚIE PROVIZORIE (Cod 14-2-5/a) [...] PROCES-VERBAL DE PUNERE ÎN FUNCȚIUNE (Cod 14-2-5/b)." — OMFP nr. 2.634/2015, Anexa 2 — Norme specifice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, Grupa a II-a (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Fiecare formular are o funcție distinctă, prevăzută explicit de normă:
- Registrul numerelor de inventar — atribuie fiecărui mijloc fix un număr unic în momentul intrării în entitate; acest număr trebuie trecut ulterior pe toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.
- Fișa mijlocului fix — evidența analitică, întocmită pentru fiecare mijloc fix (cu excepția celor de aceeași natură, valoare și dată de punere în funcțiune, pentru care poate fi comună).
- Procesul-verbal de recepție / recepție provizorie / punere în funcțiune — se întocmește la data punerii în funcțiune, forma exactă depinzând de tipul mijlocului fix: recepție simplă pentru cele care nu necesită montaj, recepție provizorie pentru cele cu montaj dar fără probe tehnologice, respectiv punere în funcțiune pentru cele care necesită și probe tehnologice.
- Bonul de mișcare a mijloacelor fixe — document justificativ pentru transferul unui mijloc fix între două locuri de folosință ale aceleiași entități, inclusiv ca document de însoțire pe timpul transportului intern.
- Procesul-verbal de scoatere din funcțiune/declasare — constată îndeplinirea condițiilor de scoatere din funcțiune și consemnează scoaterea efectivă, fiind întocmit de o comisie constituită în acest scop.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează mijlocul fix în contabilitate direct pe baza facturii, fără fișa mijlocului fix și fără numărul de inventar din registrul dedicat — evidența analitică rămâne incompletă.
- Se confundă procesul-verbal de recepție cu cel de punere în funcțiune pentru utilaje care necesită montaj și probe tehnologice — norma le tratează distinct, cu momente diferite de la care mijlocul fix se consideră pus în funcțiune.
- Se mută un mijloc fix între gestiuni sau puncte de lucru fără bon de mișcare, ceea ce lasă fără document justificativ o operațiune care trebuie reflectată atât în evidența responsabilului cu mijloacele fixe, cât și în contabilitate.
Ce face iConta.eu
iConta.eu gestionează evidența mijloacelor fixe (fișă de mijloc fix, calcul de amortizare, integrare în bilanț), fiind construită pentru contabilitate generală. La data acestui ghid, generarea automată a formularelor tipizate specifice — registrul numerelor de inventar, bonul de mișcare, procesele-verbale de recepție/punere în funcțiune/scoatere din funcțiune — nu a fost identificată ca funcție dedicată în cod; acestea rămân, pentru moment, documente pe care firma le întocmește separat, conform normei citate mai sus.