Ce fac dacă documentele de transport sosesc după emiterea facturii?
Ordinea firească, potrivit reglementărilor contabile, e ca documentul care însoțește marfa pe drum să existe înainte sau odată cu livrarea, iar factura să se întocmească pe baza lui. Când realitatea o ia invers — factura iese, documentul de transport ajunge abia după — problema nu e una de „ce declar", ci de ce rol are, de fapt, avizul de însoțire în raport cu factura.
Temeiul legal
„Avizul de însoțire a mărfii servește ca: - document de însoțire a mărfii pe timpul transportului, după caz; - document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz; [...] Avizul de însoțire a mărfii se întocmește de către entitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum și în alte situații stabilite prin procedurile proprii ale entității." — OMFP 2634/2015, Anexa 2, cod 14-3-6A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Ce rezultă de aici, cu onestitate față de limitele textului:
- Avizul de însoțire a mărfii este, prin destinație legală, documentul care de regulă precedă sau însoțește livrarea și pe baza căruia se întocmește ulterior factura — nu invers.
- Legislația contabilă nu reglementează explicit scenariul „documentul de transport sosește după factură" (de exemplu CMR-ul emis de transportator, primit cu întârziere de la curier). Norma citată descrie doar rolul avizului de însoțire propriu, întocmit de entitate, ca alternativă temporară la factură atunci când aceasta nu poate fi emisă la livrare.
- În lipsa unui text legal specific pentru documentele de transport terțe primite cu întârziere, tratamentul practic rămâne cel general: documentul rămâne document justificativ auxiliar, anexat facturii deja emise, fără să afecteze validitatea acesteia, atât timp cât datele de livrare (cantitate, dată) coincid.
Ce se greșește în practică
- Se așteaptă documentul de transport pentru a emite factura, deși TVA-ul se colectează la momentul exigibilității (de regulă livrarea), nu la primirea CMR-ului sau a avizului de transport.
- Se anulează sau se reface factura doar pentru că documentul de transport a ajuns ulterior, deși nicio prevedere nu impune acest lucru — documentul întârziat se atașează ca probă suplimentară, nu ca element care invalidează factura.
- Se confundă avizul de însoțire a mărfii (documentul propriu al entității, cod 14-3-6A) cu documentele de transport emise de transportator (CMR, scrisoare de trăsură), care au regim juridic diferit și nu sunt reglementate de OMFP 2634/2015.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu nu gestionează separat documentele de transport (CMR sau alte dovezi de livrare) ca obiect distinct atașat facturii, și nu blochează sau modifică emiterea facturii în funcție de existența unui astfel de document. Facturile se emit din modulul de facturare pe baza datelor de livrare introduse de utilizator; atașarea și păstrarea documentelor de transport, atunci când sosesc ulterior, rămân un proces manual, în afara aplicației.