Cât poate dura delegarea unui salariat și ce cheltuieli îi suportă firma?
Angajatorul poate dispune unilateral delegarea pentru cel mult 60 de zile calendaristice într-un interval de 12 luni. Peste această limită, delegarea se poate prelungi cu perioade succesive de cel mult 60 de zile, dar numai cu acordul salariatului. Pe durata delegării, firma suportă transportul și cazarea și plătește o indemnizație de delegare, în condițiile legii sau ale contractului colectiv aplicabil.
Limita de 60 de zile se socotește pe 12 luni, nu pe o singură deplasare. Mai multe delegări scurte se adună, iar la un salariat care pleacă des pe teren pragul se atinge repede.
Temeiul legal
„Delegarea reprezintă exercitarea temporară, din dispoziția angajatorului, de către salariat, a unor lucrări sau sarcini corespunzătoare atribuțiilor de serviciu în afara locului său de muncă." — Codul muncii (Legea 53/2003), art. 43 (sursă: anaf_surse/legea_53_2003_codul_muncii.txt)
„Delegarea poate fi dispusă pentru o perioadă de cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni și se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului. Refuzul salariatului de prelungire a delegării nu poate constitui motiv pentru sancționarea disciplinară a acestuia.(2) Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare, în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil." — Codul muncii (Legea 53/2003), art. 44 alin. (1)-(2) (sursă: anaf_surse/legea_53_2003_codul_muncii.txt)
„Pe durata delegării, respectiv a detașării, salariatul își păstrează funcția și toate celelalte drepturi prevăzute în contractul individual de muncă." — Codul muncii (Legea 53/2003), art. 42 alin. (2) (sursă: anaf_surse/legea_53_2003_codul_muncii.txt)
Regulile, punct cu punct:
- Delegarea e o modificare unilaterală a locului muncii (art. 42 alin. (1)). Salariatul rămâne la același angajator și face sarcini din atribuțiile lui, dar în alt loc. Dacă munca se face pentru alt angajator, situația e de detașare, nu de delegare.
- 60 de zile calendaristice în 12 luni. Se numără toate zilele calendaristice petrecute în delegare, inclusiv weekendurile din timpul ei. Mai multe delegări din aceeași perioadă de 12 luni se adună.
- Prelungirea cere acordul salariatului, pentru fiecare perioadă de cel mult 60 de zile. Refuzul de prelungire nu poate fi sancționat disciplinar.
- Cheltuielile suportate de firmă: transportul, cazarea și indemnizația de delegare. Nivelul indemnizației se stabilește potrivit legii sau contractului colectiv. Tratamentul fiscal al indemnizației, adică partea neimpozabilă și partea care devine venit salarial, se analizează separat, după regulile din Codul fiscal.
- Salariul și drepturile din contract rămân neschimbate pe durata delegării (art. 42 alin. (2)). Indemnizația de delegare se adaugă, nu înlocuiește salariul.
Un instalator al SC Exemplu SRL (sediul în Cluj-Napoca) este trimis pe un șantier la Oradea, în delegări succesive: - 12 ianuarie – 20 februarie 2026: 20 de zile în ianuarie (12–31) și 20 de zile în februarie (1–20), adică 40 de zile calendaristice; - 1 – 20 aprilie 2026: 20 de zile calendaristice. Total: 40 + 20 = 60 de zile, adică limita pentru 12 luni. O nouă delegare la 4 mai 2026 se poate face doar ca prelungire, cu acordul scris al instalatorului. Dacă refuză, nu poate fi sancționat. Pentru fiecare delegare, firma decontează transportul (bilete sau consum de combustibil, pe documente) și cazarea (factura hotelului) și plătește indemnizația de delegare stabilită în contractul colectiv sau în regulamentul intern.
Ce se greșește în practică
- Delegările scurte se socotesc separat, fiecare sub 60 de zile, fără să se adune pe 12 luni.
- Prelungirea peste 60 de zile se dispune printr-o simplă decizie, fără acordul scris al salariatului.
- Delegarea se folosește pentru muncă prestată efectiv în folosul altei firme, deși aceea e detașare, cu alte reguli.
- Indemnizația de delegare se acordă „din buzunar", fără ordin de deplasare și fără decont. Mai târziu nu se mai poate dovedi că suma a fost indemnizație, nu salariu.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un modul de deconturi de deplasare: avansul spre decontare, decontul cu cheltuielile justificate (transport, cazare) și diferența de restituit sau de plătit. Pentru diurnă, aplicația calculează plafonul neimpozabil și separă partea care îl depășește, care este venit salarial; includerea acestei părți în statul de plată o face contabilul. În pontajul lunar, zilele se pot marca „delegație". Aplicația nu numără însă zilele de delegare pe 12 luni și nu semnalează depășirea limitei de 60 de zile. Evidența duratei și acordul pentru prelungire rămân în sarcina angajatorului.