Cum se emite factura la cererea clientului prin e-Factura
Când un client cere factura pentru o achiziție (fie că a plătit deja prin alt mijloc, fie că vrea document fiscal complet), emiterea ei nu mai e doar o chestiune de format — pentru operațiunile dintre persoane impozabile stabilite în România, factura trebuie transmisă și prin sistemul național RO e-Factura.
Obligația de a emite factura
Art. 319 alin. (6) din Codul fiscal spune clar că persoana impozabilă „trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar”, pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate — indiferent dacă beneficiarul a cerut-o explicit sau nu. Practic, dreptul clientului de a cere factura nu e discreționar din partea furnizorului: obligația există oricum, iar cererea clientului doar o activează în cazurile în care, altfel, s-ar fi emis un document simplificat (bon fiscal).
Ce înseamnă „factură” pentru relațiile B2B din România
Art. 319 alin. (1^1) din Codul fiscal introduce o regulă esențială: „pentru operațiunile realizate între persoane impozabile stabilite în România [...], sunt considerate facturi numai facturile care îndeplinesc condițiile prevăzute de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021” — adică documentul trebuie să treacă prin sistemul național RO e-Factura ca să aibă, legal, calitatea de factură.
Cadrul tehnic — OUG nr. 120/2021
Potrivit art. 2 din OUG nr. 120/2021, factura electronică e „factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată”. Art. 4 alin. (1) stabilește că structura facturii trebuie să respecte standardul european SR EN 16931-1 și specificațiile naționale RO_CIUS. Art. 4 alin. (4) e important practic: factura devine validă doar după ce sistemul aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor și o comunică destinatarului — abia atunci se consideră primită.
Obligativitatea pentru relația B2B
Legea nr. 296/2023 a introdus obligația, pentru operatorii economici stabiliți în România, de a transmite facturile emise în relația B2B (livrări/prestări cu locul în România) prin sistemul național RO e-Factura, indiferent dacă destinatarul e sau nu înregistrat în Registrul RO e-Factura. Termenul-limită de transmitere e de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, conform aceleiași legi.
Pași practici când clientul cere factura
- Verifică statutul clientului — dacă e persoană impozabilă stabilită în România, factura trebuie emisă în formatul RO e-Factura (XML, conform RO_CIUS) și transmisă prin sistemul național, nu doar trimisă pe e-mail în PDF.
- Emite factura cu toate elementele obligatorii — potrivit art. 319 din Codul fiscal (identificarea părților, descrierea operațiunii, baza de impozitare, TVA defalcată, data facturii).
- Transmite în RO e-Factura în termenul legal — 5 zile lucrătoare de la emitere.
- Așteaptă semnătura electronică a Ministerului Finanțelor — abia din acel moment, conform art. 4 alin. (4) din OUG nr. 120/2021, factura e considerată comunicată destinatarului și are calitatea deplină de factură.
Corecții după emitere
Dacă apare o eroare după ce factura a fost deja comunicată în sistem, ea nu se poate returna — corecția se face conform art. 330 din Codul fiscal, printr-o factură de corecție, transmisă tot prin RO e-Factura (art. 4 alin. (10) din OUG nr. 120/2021).
Excepții de reținut
Facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Codul fiscal (de regulă sub un anumit plafon valoric, fără toate elementele complete) sunt exceptate de la unele dintre obligațiile de transmitere B2B — verifică întotdeauna dacă operațiunea concretă se încadrează la o excepție înainte de a presupune obligativitatea completă.