Extrasul Revolut este suficient ca document pentru contabilitate?
Tot mai multe firme au un cont Revolut Business pe lângă (sau în locul) unui cont la o bancă tradițională. Întrebarea care revine e dacă extrasul de cont Revolut poate sta, ca atare, la baza înregistrărilor contabile, la fel ca extrasul unei bănci românești.
Temeiul legal
„(1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ." — Legea 82/1991 (Legea contabilității), art. 6 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
„2. Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale: denumirea documentului; denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul; numărul documentului și data întocmirii acestuia; menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul); conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz; numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare. 4. Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare." — OMFP 2634/2015, Anexa 1 (Norme generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile), pct. 2 și 4 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015.txt)
Din text rezultă principiul care răspunde de fapt la întrebare:
- Legea nu leagă statutul de „document justificativ" de identitatea emitentului (bancă românească, bancă din alt stat membru sau instituție emitentă de monedă electronică precum Revolut), ci de conținutul documentului — dacă acesta consemnează o operațiune economico-financiară reală și conține elementele obligatorii.
- Pentru ca extrasul de cont să fie document justificativ valid, trebuie să cuprindă, potrivit normelor OMFP 2634/2015: denumirea documentului, identificarea entității (denumire, sediu), numărul și data, părțile implicate, conținutul operațiunii, sumele aferente — practic tot ce apare deja, de regulă, pe un extras de cont standard.
- Un document care nu furnizează toate aceste informații nu dobândește calitatea de document justificativ, indiferent cine l-a emis — invers, un document complet emis de orice instituție de plată autorizată o poate dobândi.
- Din punct de vedere al Legii 70/2015 (plafoanele de numerar), operațiunile prin conturi de tip Revolut sunt oricum tratate ca decontare bancară/instrumente de plată fără numerar, deci nu ridică o problemă suplimentară de disciplină financiară — problema practică rămâne strict cea a conținutului extrasului ca document justificativ pentru contabilitate.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că orice extras de cont Revolut e automat insuficient pentru contabilitate, pentru simplul motiv că nu provine de la o bancă românească tradițională — legea nu face această distincție.
- Se acceptă la înregistrare extrase incomplete (fără identificarea completă a părților, fără data exactă a operațiunii sau fără sumele detaliate), doar pentru că provin de la o instituție „cunoscută" — completitudinea elementelor contează, nu reputația emitentului.
- Se ignoră faptul că, pentru anumite operațiuni (de exemplu plăți către persoane fizice), pot fi necesare documente justificative suplimentare față de simplul extras de cont, indiferent de instituția prin care s-a făcut plata.
Ce face iConta.eu
iConta.eu importă extrase de cont în formate generice (MT940, fișiere delimitate/CSV), indiferent de banca sau instituția de plată care le-a emis, deci inclusiv extrase Revolut, atât timp cât fișierul conține datele structurate necesare. Aplicația nu verifică automat dacă un extras concret îndeplinește toate elementele obligatorii ale unui document justificativ potrivit OMFP 2634/2015 — această verificare rămâne responsabilitatea contabilului la momentul înregistrării operațiunilor.