Înființare firmă și primul contract de muncă: cum procedez
Înființarea unei firme și angajarea primului salariat sunt două proceduri diferite, care se leagă printr-o singură condiție obligatorie: firma trebuie să existe legal (cu CUI activ) înainte ca angajatorul să poată transmite date despre salariat în Registrul general de evidență a salariaților, iar acea transmitere are un termen strict, legat de prima zi de muncă.
Temeiul legal
„Angajatorii au obligația de a completa și de a transmite datele în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat." — HG 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților (REGES-ONLINE), art. 7 (sursă: anaf_surse/hg_295_2025_reges_online_registru_salariati.txt)
- Termenul e fix și anterior începerii activității — nu „în aceeași zi" și cu atât mai puțin ulterior primei zile lucrate.
- Obligația e a angajatorului, adică a firmei nou-înființate, ceea ce presupune ca firma să aibă deja personalitate juridică (CUI) în momentul transmiterii — nu se poate înregistra un salariat „înainte" de existența legală a angajatorului.
- Alături de acest termen, contractul individual de muncă trebuie încheiat în formă scrisă (art. 16 din Legea 53/2003), cu informarea prealabilă a salariatului asupra clauzelor esențiale (art. 17) — pași care preced, logic, transmiterea în Registru.
Ce se greșește în practică
- Se lasă înregistrarea în REGES-ONLINE pentru „mai târziu, după ce încep lucrurile", deși legea cere transmiterea cel târziu cu o zi înainte de prima zi de muncă a salariatului.
- Se tratează „înființarea firmei" și „angajarea primului salariat" ca un singur pas administrativ, deși firma trebuie să existe legal (cu CUI) înainte ca orice date despre un salariat să poată fi transmise oficial în numele ei.
- Se presupune că o aplicație de contabilitate care ține evidența salariaților se ocupă și de înregistrarea propriu-zisă în REGES-ONLINE sau de pașii de înființare a firmei.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu acoperă înființarea firmei — aceasta e o procedură separată, din afara funcționalității de evidență a salariaților, și nu ține de acest ghid. Odată ce firma există deja în aplicație, primul salariat se adaugă din formularul „Salariat nou", parte din ecranul Stat de plată: CNP validat cu cifră de control, nume, dată de angajare, tip de normă, cod COR (verificat în nomenclator, nu text liber) și salariu brut obligatoriu, toate cerute la creare. De acolo, datele alimentează automat statul de plată și declarația 112. Onest: iConta.eu nu generează contractul de muncă ca document și nu transmite automat în REGES-ONLINE — identitatea salariatului (CNP, nume, prenume) poate fi trimisă din aplicație doar printr-un pas manual separat, butonul „Trimite în REGES", odată configurate cheile API REGES; respectarea termenului din art. 7 (cel târziu cu o zi înainte de prima zi de muncă) rămâne responsabilitatea utilizatorului.