Cum se înregistrează diferențele constatate la recepția mărfii?
Când cantitatea sau starea mărfii primite de la furnizor nu corespunde cu ce scrie pe factură sau pe avizul de însoțire, legea nu lasă la latitudinea gestionarului cum se documentează diferența — există un document financiar-contabil dedicat exact acestei situații.
Temeiul legal
„Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca: - document pentru recepția bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru încărcare în gestiune; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. [...] Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: [...] - bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție [...]. În situația în care se constată diferențe la recepție, entitățile trebuie să stabilească prin proceduri proprii informațiile care trebuie să fie înscrise în Nota de recepție și constatare de diferențe (ex: cantitatea și valoare constatate plus/minus, persoanele care au făcut recepția și alte mențiuni, în funcție de necesități)." — OMFP nr. 2.634/2015, Anexa 2 — Norme specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile, cod 14-3-1A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Din text rezultă regula practică pentru gestionar și contabil:
- Când marfa corespunde întru totul cu documentul de livrare (factură sau aviz), NIR-ul nu e obligatoriu — recepția și încărcarea în gestiune se pot face direct pe baza documentului de livrare.
- În momentul în care apare o diferență — cantitativă (lipsă/surplus) sau calitativă — întocmirea NIR-ului devine obligatorie, indiferent de valoare.
- Norma nu impune un model fix de rubrici pentru situațiile de diferență: entitatea stabilește prin proceduri proprii ce se înscrie (cantitatea și valoarea constatate în plus/minus, persoanele care au participat la recepție), atât timp cât informația e completă și trasabilă.
- Aceleași reguli se aplică și pentru bunurile primite spre prelucrare, în custodie sau păstrare, cele procurate de la persoane fizice, sau cele care sosesc neînsoțite de documente de livrare — situații în care NIR-ul e de asemenea obligatoriu.
Ce se greșește în practică
- Se încarcă marfa în gestiune direct pe baza facturii, fără NIR, chiar și atunci când există o diferență constatată la recepție — ceea ce lasă neconsemnată diferența și complică ulterior reconcilierea cu furnizorul.
- Se întocmește NIR-ul, dar fără să se noteze cine a participat la recepție și ce metodă s-a folosit pentru constatarea diferenței — informație pe care norma o cere implicit, ca parte din procedura proprie a entității.
- Se confundă NIR-ul cu bonul de consum sau cu dispoziția de livrare, care au roluri diferite (eliberare din gestiune, nu recepție).
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu are un motor de recepție de tip NIR global-valoric (calcul de adaos comercial și TVA neexigibilă pe marfa recepționată), folosit pentru evidența pe gestiuni la preț de vânzare. Constatarea și consemnarea unei diferențe cantitative sau calitative față de factura/avizul furnizorului — situația de diferență propriu-zisă descrisă de normă — nu e un flux automatizat separat în aplicație; rămâne în sarcina utilizatorului, prin proceduri proprii, așa cum cere și norma.