Cum se contabilizează diferențele dintre deviz și costurile reale ale unei lucrări?
Devizul unei lucrări este o estimare inițială de cost, făcută înainte de începerea șantierului. Costurile reale se acumulează pe parcurs, în contabilitate. Diferența dintre cele două nu se „contabilizează" ca atare (nu e o operațiune cu notă contabilă proprie) — ea se urmărește prin comparație, iar iConta.eu oferă pentru asta un instrument apropiat, dar nu identic cu un modul de „deviz".
Temeiul legal
„(6) Persoanele prevăzute la alin. (1)-(4) organizează și conduc, după caz, și contabilitatea de gestiune, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens."
— Legea contabilității nr. 82/1991, art. 1 alin. (6)
Urmărirea abaterilor deviz-realizat este contabilitate de gestiune — o organizare internă, fără o formă impusă de un act normativ. Nu există o obligație legală de a compara devizul cu costul real într-un anumit format; e o practică de management de proiect.
Ce se greșește în practică
- Se caută un ecran „deviz" în aplicație — nu există; centrul de cost al lucrării este mecanismul disponibil pentru a urmări costurile ei, nu devizul în sine.
- Se așteaptă o comparație automată, pe durata exactă a lucrării (de exemplu 4 luni) — instrumentul de buget-realizat din iConta compară doar pe an calendaristic întreg, fără pro-ratare la sub-perioade.
- Se presupune că toate costurile lucrării (amortizare utilaje, salarii) ajung automat pe centrul ei de cost — nu e așa; doar notele manuale poartă centru, cele generate automat trebuie repartizate manual.
Ce face iConta.eu
Pentru a apropia devizul de un instrument din aplicație, contabilul poate crea un centru de cost pentru lucrare și îi poate seta un buget anual (cheltuieli și venituri, separat) egal cu valoarea devizului — atât cât permite granularitatea disponibilă. Raportul „variantă buget-realizat" compară acest buget cu costurile reale acumulate pe centrul respectiv, cumulat pe tot anul calendaristic (1 ianuarie–31 decembrie) din notele validate, și marchează cu roșu orice abatere nefavorabilă (cheltuieli peste buget sau venituri sub buget), cu verde restul situațiilor.
Limitare de reținut: bugetul e strict anual — nu există granularitate lunară sau trimestrială, iar dacă lucrarea nu se încadrează exact într-un an calendaristic (începe sau se termină la mijloc de an), comparația nu reflectă durata reală a devizului, ci tot anul întreg. Pentru urmărirea costurilor reale pe orice interval liber (de exemplu exact durata șantierului), fără componentă de buget, este disponibil raportul „realizat pe centru".