Cum se tratează contabil diferențele dintre rezervările din PMS și facturile emise?
Nici rezervările din PMS (sistemul de gestiune a proprietății), nici facturile emise nu sunt, singure, venitul lunii. Venitul din cazare este dat de nopțile efectiv prestate. PMS-ul le arată cel mai bine, iar facturile, bonurile și înregistrările de regularizare trebuie să ajungă la aceeași sumă. Diferențele se explică pe categorii și se corectează în contabilitate, nu prin ajustarea rapoartelor.
Regula de bază
OMFP nr. 1802/2014, pct. 446 alin. (1): „Veniturile din prestări de servicii se înregistrează în contabilitate pe măsura efectuării acestora." Rezervarea viitoare nu este venit. Noaptea prestată este venit chiar dacă nu s-a emis încă factura.
La TVA, cazarea are cota redusă de 11% (Codul fiscal art. 291 alin. (2) lit. m)). Exigibilitatea intervine la faptul generator (art. 282 alin. (1)) sau mai devreme, la facturare ori la încasarea unui avans (art. 282 alin. (2)).
Categoriile de diferențe
1. Nopți prestate, nefacturate. Clienții aflați încă în hotel la sfârșitul lunii au consumat nopți pentru care nota de plată se închide abia la plecare. Înregistrați 418 „Clienți - facturi de întocmit" = 704, pe baza raportului de ocupare. Contul 418 cuprinde prestările „pentru care nu s-au întocmit facturi", inclusiv TVA aferentă.
2. Avansuri pentru sejururi viitoare. Factura de avans sau încasarea avansului nu creează venit, ci o datorie față de client: 4111 = 419 „Clienți - creditori". TVA devine exigibilă la încasarea avansului (art. 282 alin. (2) lit. b)) sau la emiterea facturii, dacă aceasta este anterioară (lit. a)).
3. Clienți persoane fizice cu bon fiscal. Pentru prestările către populație cu bon fiscal nu există obligația facturii, decât dacă clientul o cere (art. 319 alin. (10) lit. a)). Dacă reconciliați PMS-ul doar cu facturile, aceste sejururi apar ca diferență. Includeți și rapoartele Z.
4. Facturi greșite sau duble. Pentru o factură emisă de două ori sau cu tarif greșit, corectarea se face prin factură cu valori negative sau prin factură nouă, după caz (art. 330 alin. (1)). În PMS rămâne sejurul real.
5. Reduceri acordate la check-out. Reducerea acordată la data exigibilității nu intră în baza de impozitare (art. 286 alin. (4) lit. a)). Reducerea acordată după facturare reduce baza prin factură de ajustare (art. 287 lit. c)).
Exemplu
Raportul PMS pentru septembrie arată nopți prestate de 120.000 lei, fără TVA. În contabilitate există facturi și bonuri emise în septembrie de 118.500 lei, fără TVA, din care 2.000 lei sunt o factură de avans pentru un eveniment din octombrie.
- Venit din documente: 118.500 − 2.000 = 116.500 lei.
- Diferență față de PMS: 120.000 − 116.500 = 3.500 lei, adică nopțile clienților încă cazați la 30 septembrie.
Înregistrări:
- avansul: 4111 = 419: 2.000 lei și 4111 = 4427: 220 lei, nu 704;
- nopțile nefacturate: 418 = 704: 3.500 lei și 418 = 4427: 385 lei;
- în octombrie, la emiterea facturilor finale: 4111 = 418 pentru partea din septembrie și 419 = 4111 pentru avansul decontat.
Venitul din septembrie devine 120.000 lei, egal cu PMS-ul.
Pași practici lunari
- Extrageți din PMS nopțile prestate în lună, pe tarife fără TVA, și lista clienților cazați la ultima zi.
- Extrageți facturile și rapoartele Z ale lunii. Separați avansurile de facturile pentru sejururi încheiate.
- Explicați diferența pe cele cinci categorii și înregistrați regularizările.
- Diferențele rămase neexplicate se investighează în PMS, de exemplu camere neînchise sau tarife modificate manual, nu se trec pe venituri diverse.
De reținut
- Venitul se recunoaște pe nopțile prestate (OMFP nr. 1802/2014, pct. 446 alin. (1)).
- Nopțile prestate și nefacturate trec prin 418, iar avansurile prin 419.
- Bonurile fiscale fac parte din reconciliere (Codul fiscal art. 319 alin. (10) lit. a)).
- Facturile greșite se corectează potrivit art. 330, nu prin ajustarea PMS-ului.