Cum se înregistrează un minus de casierie
Un minus de casierie apare atunci când, la inventarierea numerarului, soldul faptic din casă e mai mic decât cel din registrul de casă/evidența contabilă. Tratarea lui contabilă și juridică trece prin două etape distincte: constatarea/compensarea la inventariere și, dacă lipsa e imputabilă, recuperarea de la persoana responsabilă.
Constatarea lipsei la inventariere
Normele privind organizarea și efectuarea inventarierii (aprobate prin OMFP nr. 2.861/2009) stabilesc regulile generale aplicabile oricărei gestiuni, inclusiv numerarului din casă. Bunurile/valorile constatate lipsă la inventariere se evaluează și se înregistrează în contabilitate la valoarea contabilă; lipsurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire.
Compensarea lipsurilor cu plusurile (dacă există)
Dacă la aceeași inventariere apar și plusuri (de exemplu la altă casă de marcat sau gestiune conexă), legea permite compensarea lor cu lipsurile, dar numai dacă sunt îndeplinite cumulativ:
- există riscul de confuzie între sorturi similare ca aspect (nu se aplică direct la numerar, ci mai ales la mărfuri/valori materiale similare);
- diferențele constatate în plus sau minus se referă la aceeași perioadă de gestiune și aceeași gestiune.
Compensarea nu se admite dacă s-a dovedit că lipsurile provin din sustragere sau din vina persoanei care răspunde de gestiune — în acest caz, lipsa merge direct pe procedura de imputare, nu de compensare.
Dacă lipsa e imputabilă unui gestionar/casier
Un minus de casierie neexplicat și fără drept de compensare e, de regulă, o pagubă produsă angajatorului "din vina și în legătură cu munca" salariatului responsabil de casă — situație reglementată de răspunderea patrimonială din Codul muncii (Legea nr. 53/2003):
- Art. 270: salariații răspund patrimonial pentru pagubele materiale produse angajatorului din vina și în legătură cu munca lor; nu răspund însă de pagube provocate de forță majoră sau de riscul normal al serviciului.
- Art. 271: dacă paguba a fost produsă de mai mulți salariați, răspunderea fiecăruia se stabilește în raport cu contribuția sa; dacă nu se poate determina, răspunderea se împarte proporțional cu salariul net de la data constatării pagubei.
- Art. 273: suma stabilită pentru acoperirea daunei se reține în rate lunare din salariu; ratele nu pot depăși o treime din salariul lunar net, fără a depăși, împreună cu celelalte rețineri, jumătate din salariul respectiv.
Reținerea nu se face automat prin decizie unilaterală — de regulă e nevoie de acordul salariatului sau de o hotărâre judecătorească, dacă salariatul contestă răspunderea sau cuantumul.
Pași practici
- Inventariați casa și consemnați diferența într-un proces-verbal de inventariere, cu semnătura comisiei de inventariere și a gestionarului.
- Verificați dacă există un plus compensabil în aceeași perioadă și gestiune; dacă da, aplicați compensarea înainte de a stabili lipsa finală.
- Dacă rămâne o lipsă neexplicată, stabiliți dacă e imputabilă (culpa gestionarului) sau nu (forță majoră, risc normal al serviciului).
- Pentru lipsa imputabilă, obțineți acordul salariatului pentru reținere sau parcurgeți procedura de recuperare pe cale judiciară, cu respectarea plafonului de 1/3 din salariul net pe rată.
- Înregistrați contabil lipsa în conturile analitice de debitori-creditori diverse, urmărind recuperarea ei distinct față de operațiunile curente de casă.
Atenție la infracțiuni
Dacă lipsa provine din sustragere sau din alte fapte care ar putea constitui infracțiune, aveți obligația să sesizați organele de urmărire penală — nu se rezolvă doar prin reținere din salariu.