Cum se înregistrează o plată neautorizată din cont
O sumă ieșită din contul firmei fără ordin de plată emis de firmă — fraudă cu cardul, eroare a băncii, tranzacție neautorizată — ridică o întrebare de contabilitate distinctă de cea bancară: cum se tratează documentul (sau lipsa lui) până la clarificarea situației cu banca.
Temeiul legal
„Articolul 6 (1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)-(2) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Consecința, pentru o plată neautorizată:
- Nu se înregistrează ca o cheltuială curentă, pentru simplul motiv că lipsește exact ce cere art. 6: un document justificativ real al unei operațiuni economico-financiare efectuate de firmă. O plată pe care firma nu a autorizat-o nu e o "operațiune economico-financiară efectuată" în sensul legii — e o ieșire de bani neconsimțită.
- Corect e înregistrarea provizorie într-un cont de creanțe în litigiu/de clarificat (461 "Debitori diverși" sau un analitic dedicat), până la soluționarea disputei cu banca — nu direct pe un cont de cheltuială, care ar da o imagine falsă a activității firmei.
- Contestarea propriu-zisă a tranzacției la bancă (recuperarea sumei, termenele de contestare, procedura de chargeback) e reglementată de contractul cu banca și de normele bancare aplicabile, nu de legislația fiscal-contabilă — pe acest palier, ghidul de față nu poate cita un temei din corpusul de legislație fiscală verificat, pentru că subiectul aparține dreptului bancar, nu contabilității sau fiscalității.
Ce se greșește în practică
- Se lasă suma "neexplicată" în extrasul de cont, fără nicio notă contabilă, până la soluționarea disputei — orice ieșire din cont trebuie reflectată contabil, chiar dacă provizoriu, pe un cont de clarificat.
- Se înregistrează direct ca o cheltuială (ex. "diverse", "comision") pentru a "închide" luna — greșit: fără document justificativ al unei operațiuni reale a firmei, suma nu poate fi cheltuială deductibilă.
- Se șterge înregistrarea provizorie fără notă explicativă, odată recuperată suma de la bancă — istoricul complet (ieșire, clarificare, recuperare) trebuie să rămână trasabil în contabilitate.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, core/banca.py contabilizează liniile din extrasul bancar prin contabilizeaza_extras(), pe baza unor cuvinte-cheie din descriere (comision, dobândă, credit, salarii etc.) — nu are o categorie dedicată „plată neautorizată/de clarificat", care să direcționeze automat o astfel de sumă spre un cont de creanțe în litigiu. O plată neidentificată prin niciun cuvânt-cheie cade, implicit, în categoria generică „furnizor" (plată) — reclasificarea ei corectă, pe un cont de clarificat, rămâne azi o intervenție manuală a contabilului.