Cum se înregistrează o plată bancară fără factură?
O plată din contul firmei nu poate fi înregistrată în contabilitate „doar pe baza extrasului bancar" — orice operațiune economico-financiară trebuie să aibă la bază un document justificativ, chiar dacă factura propriu-zisă lipsește sau nu a ajuns încă.
Temeiul legal
„Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz." — Legea 82/1991 (Legea contabilității), art. 6 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Aplicat la o plată bancară fără factură:
- Extrasul de cont nu e, singur, document justificativ pentru natura economică a operațiunii — el arată doar mișcarea de bani, nu motivul plății.
- Documentul justificativ trebuie întocmit în momentul efectuării operațiunii — pentru o plată, poate fi contractul, un ordin de plată însoțit de o notă explicativă, o factură proformă urmată de factura definitivă, sau, pentru avansuri, o dispoziție de plată aprobată.
- În lipsa unei facturi, dar cu marfa deja recepționată, OMFP 1802/2014 tratează explicit acest decalaj: „bunurile sosite fără factură se înregistrează ca intrări în gestiune atât la locul de depozitare, cât și în contabilitate, pe baza recepției și a documentelor însoțitoare" (pct. 284 alin. (2) lit. b)) — deci recepția, nu factura, e ce declanșează înregistrarea.
- Răspunderea pentru corectitudinea documentului justificativ revine atât celor care îl întocmesc și aprobă, cât și celor care înregistrează operațiunea în contabilitate — nu doar unei singure persoane.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează plata direct pe un cont de cheltuială, fără niciun document care să explice natura ei, „pe baza extrasului", și se speră ca factura să vină ulterior pentru completare.
- Se amână complet înregistrarea plății până la sosirea facturii, deși legea cere consemnarea operațiunii „în momentul efectuării ei" — plata trebuie recunoscută (de exemplu, ca avans sau creanță) chiar dacă factura nu a sosit.
- Se confundă lipsa facturii de la furnizor cu lipsa oricărui document justificativ — un contract, un proces-verbal de recepție sau o notă de plată aprobată pot constitui document justificativ valabil în absența temporară a facturii.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu permite înregistrarea de operațiuni bancare manuale, fără factură asociată în sistem — atât în evidența de bancă, cât și în declarațiile care confruntă operațiunile cu documentele fiscale, aplicația recunoaște explicit categoria liniilor „pur manuale, fără factură", introduse de contabil pe propria răspundere. Aceste linii nu sunt generate sau validate automat de aplicație — rămâne responsabilitatea contabilului să se asigure că fiecare astfel de operațiune are, la bază, documentul justificativ cerut de art. 6 din Legea contabilității.