Cum aloci o plată bancară la mai multe facturi?
Nu e nevoie ca o încasare sau o plată din extrasul bancar să corespundă exact uneia singure facturi. Când un partener achită mai multe facturi printr-un singur ordin de plată, sau când o plată acoperă parțial facturile cele mai vechi, motorul de reconciliere din iConta.eu poate aloca aceeași linie de extras pe mai multe facturi deschise ale aceluiași partener.
Temeiul legal
„Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)
„Factura este document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice. Pentru operațiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal, nu există obligația întocmirii facturii, înregistrarea în contabilitate a acestora se efectuează pe baza contractelor încheiate între părți și a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operațiuni, cum sunt: [...] extras de cont bancar, notă de contabilitate etc." — OMFP 2634/2015, Anexa 1 „Norme generale", pct. 25
Legea cere ca fiecare operațiune să aibă un document justificativ, iar extrasul de cont bancar este recunoscut explicit ca atare. Ea nu tranșează însă câte facturi poate stinge o singură linie de extras — asta e o chestiune de tehnică de alocare, tratată mai jos.
Cum alocă iConta.eu o plată pe mai multe facturi
Pentru fiecare linie din extrasul bancar, aplicația caută, în ordine:
- Potrivire exactă pe o singură factură — dacă suma liniei coincide (cu o toleranță de un ban) cu soldul unei facturi deschise a partenerului, se face alocarea 1:1.
- Potrivire exactă pe o combinație de facturi — dacă suma liniei nu se potrivește cu nicio factură singură, dar coincide exact cu suma soldurilor a 2, 3 sau 4 facturi deschise ale aceluiași partener, aplicația propune alocarea pe toate facturile din combinație. Căutarea de combinații se face doar pe primele 12 facturi deschise ale partenerului, în ordinea vechimii — o limită tehnică menită să evite o căutare prea lungă la parteneri cu foarte multe facturi deschise.
- Alocare parțială, cea mai veche factură întâi (FIFO) — dacă nu există nicio potrivire exactă, suma se alocă secvențial pe facturile deschise ale partenerului, de la cea mai veche la cea mai nouă; ultima factură atinsă poate rămâne parțial acoperită. Această alocare cere confirmare manuală înainte de a fi contabilizată.
În oricare din aceste cazuri, alocarea rezultată nu e definitivă automat — contabilul o confirmă din ecranul Bancă înainte ca linia să fie contată.
Pentru situațiile care depășesc automatul (partener cu peste 12 facturi deschise, sau o combinație de sumă care nu iese exact), rămâne disponibil picker-ul manual („Alege facturile"): contabilul bifează el însuși facturile pe care le acoperă plata, fără limită de număr.
Ce se greșește în practică
- Se confirmă o alocare pe combinație fără să se verifice ce facturi conțin efectiv suma propusă — mai ales când suma coincide întâmplător cu o combinație diferită de cea reală.
- Se presupune că motorul găsește orice combinație posibilă, chiar dacă partenerul are mai mult de 12 facturi deschise — dincolo de acest prag, alocarea corectă trebuie făcută manual din picker.
- Se lasă pe „galben" (alocare parțială FIFO) o linie care de fapt acoperă exact alte facturi decât cele mai vechi, fără să se corecteze manual ordinea din picker.
Ce face iConta.eu
Motorul de potrivire (core/reconciliere.py) rulează exact algoritmul descris mai sus — potrivire exactă, combinații de până la 4 facturi din primele 12 deschise ale partenerului, apoi alocare FIFO parțială. Din ecranul „Bancă", butonul „Alege facturile" deschide picker-ul manual, cu bifă pe fiecare factură deschisă a partenerului, pentru cazurile pe care automatul nu le acoperă complet. Contarea propriu-zisă (core/reconciliere_api.py) creează, pentru fiecare factură alocată, o notă contabilă separată, legată de acea factură.