Cum se înregistrează compensarea automată a unei încasări cu factura clientului?
În vorbirea curentă, „compensarea automată a unei încasări cu factura" descrie de regulă mecanismul prin care aplicația leagă singură o încasare bancară de factura pe care o stinge, fără intervenție manuală. Nu e vorba de compensarea legală reciprocă dintre o creanță și o datorie (Codul civil, art. 1616-1623) — pentru a evita confuzia terminologică, în acest ghid folosim „alocare automată", termenul mai exact pentru ce face de fapt motorul de reconciliere.
Temeiul legal
„Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)
„Pentru determinarea taxei aferente încasării contravalorii integrale sau parțiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, care devine exigibilă potrivit prevederilor alin. (3), fiecare încasare totală sau parțială se consideră că include și taxa aferentă." — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 282 alin. (8)
Cum funcționează alocarea automată
Când se importă un extras bancar, fiecare linie de încasare e verificată, în ordine, pentru:
- Potrivire exactă cu o singură factură a clientului identificat pe linie (după CUI) — dacă suma coincide (cu o toleranță de un ban) cu soldul unei facturi deschise, alocarea e automată.
- Potrivire exactă cu o combinație de 2-4 facturi ale aceluiași client — dacă suma coincide exact cu suma soldurilor mai multor facturi.
- Alocare parțială, pe facturile cele mai vechi ale clientului mai întâi, dacă nu există potrivire exactă — necesită confirmare manuală înainte de contabilizare.
Alocarea automată (verde, potrivire exactă) nu contabilizează singură nota — ea propune legătura încasare↔factură; contabilul confirmă din ecranul Bancă („Contează"), moment în care se creează nota contabilă (debit 5121/5124, credit 4111) și, dacă firma aplică TVA la încasare, se calculează automat și TVA-ul exigibil aferent sumei încasate.
Ce se greșește în practică
- Se folosește termenul „compensare" pentru acest flux în comunicarea cu clientul sau în documentele interne, ceea ce poate crea confuzie cu o compensare legală reciprocă (creanță vs. datorie) — cele două sunt mecanisme diferite.
- Se presupune că alocarea automată contabilizează și ea singură nota, fără confirmare — de fapt, „Contează" rămâne un pas manual, chiar și pentru o potrivire exactă.
- Se ignoră faptul că, la TVA la încasare, fiecare alocare parțială generează propriul calcul de TVA exigibil, proporțional cu suma efectiv încasată prin acea linie.
Ce face iConta.eu
Motorul de reconciliere (core/reconciliere.py) caută automat potrivirea exactă sau pe combinație de facturi ale clientului identificat pe linia de extras, iar contabilizarea efectivă (core/reconciliere_api.py) se face la confirmarea „Contează", cu formula debit 5121/5124, credit 4111. Dacă firma aplică TVA la încasare, TVA-ul exigibil se calculează automat, separat pentru fiecare alocare.