Cum se înregistrează o plată bancară către furnizor?
O plată bancară către furnizor pare o operațiune simplă, dar întrebarea „ce document stă la baza înregistrării" și „când anume se înregistrează" revine des la firmele la început de drum.
Temeiul legal
„(1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Aplicat la o plată bancară obișnuită către furnizor:
- Documentul justificativ al operațiunii e extrasul de cont bancar (însoțit, în contabilitatea internă, de ordinul de plată emis) — pe baza acestuia se face înregistrarea cronologică, nu pe baza facturii furnizorului, care justifică datoria, nu stingerea ei.
- Legea impune înregistrarea cronologică și sistematică a operațiunilor (art. 2 din aceeași lege) — plata se înregistrează la data la care apare în extrasul de cont, nu la data emiterii ordinului de plată, dacă acestea diferă.
- Nota contabilă tipică e stingerea datoriei către furnizor (contul de furnizori, grupa 401) prin ieșirea din contul bancar (grupa 512), pe baza extrasului de cont ca document justificativ.
- Deținerea de active/datorii sau efectuarea de operațiuni economico-financiare fără înregistrare în contabilitate este interzisă (art. 11 din Legea 82/1991) — orice plată bancară efectuată trebuie reflectată în evidența contabilă, indiferent de valoare.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează plata la data ordinului de plată, nu la data la care banca a procesat efectiv operațiunea (data din extrasul de cont) — poate genera diferențe la reconcilierea bancară.
- Se omite păstrarea extrasului de cont ca document justificativ propriu-zis, considerând factura furnizorului suficientă pentru a justifica atât datoria, cât și stingerea ei — sunt momente și documente diferite.
- Se amână înregistrarea plăților bancare, contrar principiului înregistrării cronologice cerut de lege, ceea ce distorsionează soldurile intermediare ale conturilor de disponibilități și furnizori.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu preia mișcările din extrasul de cont bancar (import direct sau introducere manuală) și generează automat notele contabile de stingere a datoriilor către furnizori pe baza acestora.