Cum se înregistrează plățile făcute de asociat pentru firmă
Dacă asociatul plătește din buzunarul propriu o factură, o taxă sau orice altă cheltuială a firmei, banii aceia nu dispar contabil — firma rămâne datoare asociatului cu suma respectivă, exact ca la un împrumut.
Temeiul legal
OMFP 1802/2014, pct. 349: „Sumele depuse sau lăsate temporar de către acționari/asociați la dispoziția entității, precum și dobânzile aferente [...] se înregistrează în contabilitate în conturi distincte (contul 4551 «Acționari/asociați - conturi curente», respectiv contul 4558 «Acționari/asociați - dobânzi la conturi curente»)."
Principiul e simplu: orice sumă pe care asociatul o pune la dispoziția firmei — fie prin depunere directă în contul firmei, fie prin plata directă a unei cheltuieli a firmei din bani proprii — creează o datorie a firmei față de asociat, înregistrată în contul 4551. Cazul „clasic" acoperit de motorul de decontări asociați e primirea sumei direct în banca firmei (contul curent al asociatului se creditează, banca firmei se debitează). Când asociatul plătește direct o cheltuială sau o marfă a firmei, fără ca banii să treacă prin contul firmei, principiul contabil e același — se recunoaște o datorie către asociat — dar linia de debit corespunde cheltuielii sau bunului respectiv, nu contului de bancă.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează suma ca aport de capital al asociatului, deși nu s-a făcut nicio majorare de capital social — corect e recunoașterea ca datorie a firmei (cont curent asociat), nu ca aport.
- Se lasă cheltuiala neînregistrată sau înregistrată direct ca „lipsă în gestiune"/„plată numerar" fără document, în loc de a recunoaște datoria față de asociat și a păstra bonul/factura ca document justificativ.
- Se uită restituirea ulterioară a sumei către asociat — dacă datoria rămâne nestinsă mult timp, ea trebuie totuși evidențiată corect în bilanț, la datorii pe termen scurt.
Ce face iConta.eu
Motorul de decontări asociați din iConta.eu implementează direct cazul sumelor primite în contul bancar al firmei de la asociat (contul curent 4551 se creditează, banca se debitează). Pentru situația în care asociatul plătește direct o cheltuială a firmei, fără ca banii să treacă prin banca firmei, principiul contabil rămâne același — datoria se înregistrează în 4551 — dar introducerea cheltuielii concrete (marfă, serviciu, taxă) se face prin ecranul de facturi primite sau prin nota contabilă corespunzătoare cheltuielii respective, cu contrapartida în 4551 în locul contului de furnizori sau de bancă.