Asociat sau administrator nerezident: cum primește NIF la înființarea SRL-ului?
Persoana fizică nerezidentă care devine fondator, asociat, acționar sau administrator al unei societăți primește numărul de identificare fiscală (NIF) printr-un flux automat. Odată cu cererea de înregistrare la registrul comerțului, oficiul registrului comerțului transmite electronic Ministerului Finanțelor solicitarea de atribuire a NIF. Ministerul atribuie NIF-ul și comunică informația registrului comerțului în aceeași zi sau cel târziu a doua zi.
Asociatul nerezident nu trebuie deci să depună separat o cerere la ANAF înainte de înființare. Rămâne de ridicat certificatul de înregistrare fiscală, pe care organul fiscal îl păstrează până vine titularul sau împuternicitul.
Temeiul legal
„(1) Odată cu solicitarea înregistrării unei societăți la registrul comerțului, potrivit legii, sau, după caz, la cesiunea părților sociale ori a acțiunilor, respectiv la numirea de noi reprezentanți legali sau la cooptarea de noi asociați ori acționari, cu prilejul efectuării majorării de capital social, oficiile registrului comerțului de pe lângă tribunale transmit direct sau prin intermediul Oficiului Național al Registrului Comerțului, pe cale electronică, Ministerului Finanțelor Publice, solicitarea de atribuire a numărului de identificare fiscală pentru persoanele fizice nerezidente care, potrivit actului constitutiv, au calitatea de fondator, asociat, acționar ori administrator în cadrul societății respective." — Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), art. 83 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
„(2) Pe baza datelor transmise potrivit prevederilor alin. (1), Ministerul Finanțelor atribuie numărul de identificare fiscală, înregistrează fiscal persoanele fizice nerezidente prevăzute la alin. (1), cu excepția cazului în care aceste persoane sunt înregistrate fiscal, și comunică Oficiului Național al Registrului Comerțului informația referitoare la înregistrarea fiscală în aceeași zi sau cel mai târziu a doua zi. Totodată se emite certificatul de înregistrare fiscală, care se păstrează de către organul fiscal până la data ridicării de către contribuabil sau împuternicitul acestuia." — Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), art. 83 alin. (2) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
„(4) Persoanele fizice și juridice străine care nu sunt înregistrate fiscal în România și se află în una dintre situațiile prevăzute la alin. (1) nu au obligația să prezinte certificatul de cazier fiscal, fiind suficientă declarația autentică pe propria răspundere a persoanei fizice sau a reprezentantului persoanei juridice, după caz, din care să rezulte că nu au săvârșit fapte și nu s-au aflat în situații de natura celor care se înscriu în evidența cazierului fiscal, precum și că nu sunt înregistrați fiscal în România." — OG 39/2015, art. 8 alin. (4) (sursă: anaf_surse/og_39_2015.html)
Cum funcționează:
- Momentele care declanșează fluxul. Înființarea societății, cesiunea de părți sociale sau acțiuni, numirea de noi reprezentanți legali și cooptarea de noi asociați la majorarea capitalului social.
- Cine e vizat. Persoanele fizice nerezidente care, potrivit actului constitutiv, sunt fondatori, asociați, acționari sau administratori.
- Cine transmite cererea. Oficiul registrului comerțului, electronic, direct sau prin ONRC.
- Termenul. Ministerul Finanțelor comunică ONRC informația despre înregistrarea fiscală în aceeași zi sau cel târziu a doua zi (art. 83 alin. (2)).
- Dacă persoana are deja NIF, nu se atribuie altul. Textul exceptează persoanele deja înregistrate fiscal.
- Certificatul de înregistrare fiscală se ridică de titular sau de împuternicitul său de la organul fiscal.
- Cazierul fiscal. Persoana străină neînregistrată fiscal în România nu prezintă certificat de cazier fiscal la înființare. E suficientă o declarație autentică pe propria răspundere (art. 8 alin. (4) din OG 39/2015).
- Dacă obține ulterior CNP, NIF-ul se înlocuiește cu CNP-ul, cu preluarea informațiilor fiscale. Actele comunicate anterior rămân valabile (art. 82 alin. (1) lit. e)).
În martie 2026, un cetățean italian fără domiciliu în România înființează SC Exemplu SRL împreună cu un asociat român, cu câte 50% din părțile sociale, și este numit administrator.
- La înregistrarea societății, registrul comerțului transmite automat cererea de atribuire a NIF pentru asociatul italian.
- Ministerul Finanțelor atribuie NIF-ul și comunică informația către ONRC cel târziu a doua zi.
- Pentru cazierul fiscal, asociatul italian dă o declarație autentică pe propria răspundere.
- Ulterior, el sau împuternicitul lui ridică certificatul de înregistrare fiscală de la organul fiscal.
Ce se greșește în practică
- Se depune separat la ANAF o cerere de atribuire a NIF înainte de înființare, deși fluxul prin registrul comerțului o face automat.
- Se cere asociatului străin certificat de cazier fiscal, deși, neînregistrat fiscal în România, poate da declarație autentică pe propria răspundere.
- Certificatul de înregistrare fiscală nu se ridică niciodată, iar firma nu are la dosar dovada NIF-ului asociatului.
- La o cesiune ulterioară către un nerezident se uită că fluxul automat se declanșează și atunci.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu intervine în înregistrarea la registrul comerțului sau în atribuirea NIF-ului. Asociații firmei pot fi importați în aplicație din fișier, cu codul de identificare și cota de participare, pentru D205. Un beneficiar nerezident de dividende este însă refuzat la generarea D205: dividendele către nerezidenți se declară pe D207. Generatorul D207 cere pentru fiecare beneficiar codul fiscal din România, de exemplu NIF-ul, sau pe cel din statul de rezidență.