Cum înregistrez contabil cheltuielile făcute înainte de înființarea SRL-ului?
Reglementările contabile prevăd un cont dedicat exact acestei situații: cheltuielile suportate în procesul de constituire a unei societăți (taxe de înregistrare, onorarii notariale, consultanță juridică pentru actul constitutiv) nu se înregistrează ca o cheltuială curentă a primei luni de activitate, ci ca imobilizare necorporală, în contul 201 „Cheltuieli de constituire".
Temeiul legal
„CLASA 2 - CONTURI DE IMOBILIZĂRI GRUPA 20 - IMOBILIZĂRI NECORPORALE 201 Cheltuieli de constituire" — OMFP 1802/2014 (reglementări contabile), planul de conturi general, clasa 2, grupa 20 (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Ce rezultă din încadrarea acestor costuri ca imobilizare necorporală, nu ca o cheltuială curentă:
- Contul 201 „Cheltuieli de constituire" cuprinde taxele și cheltuielile ocazionate de înființarea sau de dezvoltarea activității unei entități (taxe de înregistrare/înmatriculare, cheltuieli cu emisiunea și vânzarea de acțiuni/părți sociale, cheltuieli de prospectare a pieței și de publicitate, alte cheltuieli legate de înființare) — sumele respective se pot capitaliza, nu se înregistrează direct pe cheltuieli.
- Amortizarea se face pe o perioadă de maximum cinci ani, conform politicii contabile a entității, ca orice altă imobilizare necorporală.
- Momentul înregistrării: chiar dacă documentele justificative (facturi de la notar, taxe ONRC) poartă o dată anterioară înmatriculării firmei la Registrul Comerțului, ele se înregistrează în contabilitatea societății nou-înființate, de la data la care aceasta devine persoană juridică — societatea preia, practic, aceste cheltuieli ca fiind ale sale, întrucât au fost făcute în interesul înființării ei.
Ce se greșește în practică
- Se refuză înregistrarea cheltuielilor de dinainte de data înmatriculării pe motiv că „firma nu exista încă" — legal, contul 201 există exact pentru astfel de costuri, care preced din punct de vedere cronologic existența juridică a societății.
- Se înregistrează cheltuielile de constituire direct pe cheltuieli curente (contul de clasa 6), în loc să se capitalizeze în contul 201 și să se amortizeze.
- Se omite un document justificativ pentru fiecare sumă (chitanța de la notar, dovada plății taxei ONRC), considerând că simpla existență a societății e suficientă — regula generală a documentului justificativ (Legea 82/1991, art. 6) se aplică și aici.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă contabilitate generală, inclusiv posibilitatea de a înregistra cheltuieli pe conturi de imobilizări necorporale precum 201 „Cheltuieli de constituire"; introducerea documentelor justificative aferente perioadei de dinainte de înmatriculare și decizia de amortizare rămân în responsabilitatea contabilului.