Cum înregistrez avansul spre decontare virat pe cardul angajatului?
Practica de a vira sume pe cardul unui angajat pentru achiziții sau plăți în interesul firmei este acoperită explicit de Reglementările contabile aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, pct. 302 alin. (3): "Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare în vederea plății unor achiziții sau prestări de servicii, se evidențiază în contul 542 «Avansuri de trezorerie»/analitic distinct."
Înregistrarea contabilă
La virarea avansului pe card:
542 „Avansuri de trezorerie" (analitic pe salariat) = 5121 „Conturi la bănci în lei"
La justificarea cheltuielii (bon fiscal, factură, chitanță), în funcție de natura achiziției:
% (3xx / 6xx / 4426) = 542 „Avansuri de trezorerie"
TVA-ul se deduce doar dacă documentul justificativ îndeplinește condițiile de factură simplificată (sub 100 EUR, cu CUI-ul cumpărătorului înscris) sau este însoțit de factură completă.
Dacă rămâne sold nejustificat la data raportării, acesta se regularizează fie prin restituirea sumei de către angajat (5311/5121 = 542), fie, dacă nu se justifică și nu se restituie, prin tratarea ca avantaj în natură impozabil, cu implicații de impozit pe venit și contribuții sociale.
Plafonul zilnic din Legea 70/2015
Legea nr. 70/2015 privind disciplina financiară a plăților în numerar reglementează, la art. 3 alin. (1) lit. e), un plafon distinct pentru plățile din avansuri spre decontare: 5.000 lei pe zi, pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare. Potrivit art. 3 alin. (4) din aceeași lege, la data acordării avansului, suma intră deja în calculul plafonului zilnic aplicabil — deci restricția nu privește doar cheltuiala ulterioară în numerar, ci și momentul acordării avansului.
Important: acest plafon de 5.000 lei vizează operațiunile în numerar. O virare pe cardul angajatului nu este, în sine, o operațiune în numerar la momentul acordării — dar cheltuielile ulterioare pe care angajatul le achită efectiv cash din acei bani, sau retragerile de numerar de pe card în scopul decontării, intră sub incidența plafonului.
Documente justificative
Potrivit art. 6 din Legea contabilității nr. 82/1991, orice operațiune economico-financiară se consemnează, în momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate și dobândește astfel calitatea de document justificativ — pentru decontarea avansului pe card, bonurile fiscale/facturile obținute de angajat sunt tocmai acest document justificativ, iar termenul de depunere a decontului de cheltuieli e stabilit intern (de regulă prin procedura internă a angajatorului, codul fiscal necondiționând explicit un termen fix pentru decontul avansului).