Cum se întocmește avizul de însoțire a mărfii
Avizul de însoțire a mărfii este documentul care însoțește bunurile pe drum atunci când nu circulă cu factura. Îl întocmește expeditorul, cu datele ambelor părți, bunurile livrate, datele transportului și, dacă există, mențiunea care explică de ce nu s-a emis factură. Regulile sunt în OMFP 2634/2015: anexa 2 descrie rolul documentului (cod 14-3-6A), iar anexa 3 conține modelul.
Când se întocmește
Potrivit anexei 2, avizul servește ca: - document de însoțire a mărfii pe timpul transportului; - document care stă la baza întocmirii facturii; - dispoziție de transfer între gestiuni ale aceleiași entități, dispersate teritorial; - document de primire în gestiune; - document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
Îl întocmesc entitățile care nu pot emite factura în momentul livrării, precum și în alte situații stabilite prin proceduri proprii. Pentru transferul între două gestiuni din aceeași incintă nu se folosește avizul, ci bonul de predare, transfer, restituire. Pentru gestiunile dispersate teritorial se întocmește avizul.
Ce se completează
Modelul din anexa 3 are trei zone: 1. Antetul: furnizorul și cumpărătorul, cu denumire și formă juridică, număr de înmatriculare la registrul comerțului, cod de identificare fiscală, sediu și județ; numărul și data avizului. 2. Tabelul: numărul curent, specificația (produse, ambalaje), U/M, cantitatea livrată, prețul unitar fără TVA, valoarea și totalul. 3. Subsolul: semnătura reprezentantului furnizorului, datele expediției (numele delegatului, actul de identitate, mijlocul de transport și numărul, data și ora expedierii, semnăturile) și semnătura de primire.
Prețul și valoarea pot lipsi, dar atunci, potrivit anexei 2, ele trebuie să se regăsească în alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate.
Mențiunile obligatorii pe aviz
- „Fără factură": la transferul între gestiuni dispersate teritorial și la transportul bunurilor cedate gratuit, cum sunt mostrele, bunurile pentru stimularea vânzării, premiile sau materialele promoționale;
- „Pentru prelucrare la terți": la valorile materiale trimise spre prelucrare;
- cauza neemiterii facturii: în orice altă situație.
Legătura cu factura
Avizul nu înlocuiește factura. Când stă la baza facturării, factura se emite cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a luat naștere faptul generator (Codul fiscal art. 319 alin. (16)).
Exemplu: livrezi pe 28 aprilie 200 de cutii cu aviz, fără preț, pentru că prețul se definitivează după recepția calitativă. Factura trebuie emisă cel târziu pe 15 mai. Între societăți stabilite în România, factura se transmite apoi în RO e-Factura, iar avizul rămâne document intern de transport și de gestiune.
Corecturi
Pe documentele de predare-primire a valorilor materiale, corectura se confirmă prin semnătură atât de predător, cât și de primitor (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 15).
De reținut
- Avizul se folosește când factura nu poate însoți marfa, la transferul între gestiuni dispersate teritorial și la bunurile cedate gratuit.
- Pe aviz trec părțile, bunurile, cantitățile, datele transportului și semnăturile.
- Mențiuni: „Fără factură", „Pentru prelucrare la terți" sau cauza neemiterii facturii.
- Factura urmează cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare livrării.